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Importing data into the Infotek directory

Aim: to import data from a spreadsheet or database into the Infotek.

Format

A data import fonction exists on the main page of the Infotek directory to simplify the data entry task for administrators who already manage their own database or who have a significant number of names to enter. Fields that can be imported are:

  • Last name
  • First name
  • Organization
  • Acronym
  • Address1
  • Address2
  • Address3
  • Postal code
  • Village/town/city
  • Work telephone no.
  • Mobile telephone no.
  • Work fax 
  • Home telephone number
  • E-mail

The file you are importing must be in TSV format (Tabulation Separated Values): this is a text format where tabulation is used to separate the different fields, and the entries are separated by pressing return. You can save and export files in this format in any database software. For example, when you save a file in Excel, simply select the Text (Tab delimited) (*.txt) format in the Save as type list. 

Comment procéder

Tout d'abord, il faut signaler que cette opération est déconseillée à ceux qui n'ont pas une bonne maîtrise de leur outil de base de données. Dans ce cas, il vaut mieux se rapprocher du support technique.

  1. Vous devez d'abord repérer dans votre base les champs équivalents à ceux indiqués ci-dessus. Inutile de renommer vos champs, il suffit que leur contenu corresponde exactement au contenu du champ correspondant dans la base annuaire.
  2. Puis, il faut créer les champs qui sont absents dans votre base. Par exemple, si vous n'avez qu'un champ adresse, il correspondra au champ adresse1, et il faut créer deux champ adresse2 et adresse3. Inutile de remplir ces champs, ils peuvent rester vides (mis à part les champs obligatoires : voir plus loin).
  3. Ensuite, les champs doivent se présenter dans le fichier tsv que vous allez créer rigoureusement dans le même ordre que celui indiqué ci-dessus : il vous faut donc éventuellement reclasser vos champs dans cet ordre.
  4. Vous devez à ce stade, vérifier un certain nombre de choses dans votre base pour que l'importation ne soit pas rejetée ; en effet certaines règles régissant les champs de la base annuaire sont incontournables : les champs nom et prénom ne doivent pas être vides ; si toutefois, ils le sont, alors il peut s'agir d'un organisme et le champ organisme ne doit pas être vide ; le champ localité ne doit pas non plus être vide ; vérifiez pendant que vous y êtes que les autres champs sont bien remplis avec les mêmes règles que celles énoncées ci-dessus pour la saisie des champs de l'annuaire.
  5. Ensuite, il vous faut exporter, à partir de votre base de donnée, un fichier au format tsv qui contienne rigoureusement 14 champs correspondant aux 14 champs de l'annuaire indiqués ci-dessus et dans l'ordre indiqué : les bases de données contiennent souvent une clé, c'est à dire un premier champ avec un numéro d'enregistrement, il ne faut, par conséquent, pas conserver ce champ dans le fichier exporté. Le fichier ne doit pas contenir les noms de champ sur la première ligne. Attention, la dernière colonne correspondant au champ e-mail doit contenir au moins une valeur.
  6. Ensuite, vous pouvez aller sur la page d'accueil de l'annuaire à la section IMPORTATION DANS L'ANNUAIRE : Indiquer le groupe propriétaire des enregistrements importés. Puis cliquer sur parcourir et indiquer le nom de votre fichier au format tsv. Son extension ne doit pas forcément être tsv, cela peut être txt ou autre chose. En revanche, le format doit bien être tsv.
  7. Puis vous pouvez cliquer sur importer. Le serveur va vous donner dans une nouvelle page le résultat de votre importation. Il est conseillé d'imprimer cette page ou de la sauvegarder.

Résultats

Tout d'abord il vous dira le nombre de fiches importées, puis indiquera le détail des rejets avec le message suivant : "Les lignes suivantes ont été refusées pour différentes raisons. Vous verrez en face du numéro de ligne un code vous indiquant l'erreur rencontrée. Ce dernier peut-être : 001 si votre fichier initial n'a pas le bon nombre de colonnes (il en faut 14), 010 si l'un des champs ne devant pas être vide (localité, nom/organisme) l'est, # suivi d'un numéro, si ce que vous essayez d'insérer existe déjà dans la base (même nom et même prénom), le numéro correspondant à la fiche dans l'annuaire, et DB si vous êtes tombés sur une erreur irrécupérable due à la base de données (vous ne devriez jamais rencontrer ce cas)."

Les fiches existant déjà dans l'annuaire vous sont ainsi signalées. Vous pouvez, dans ce cas, vérifier si vos propres données sur cette fiche correspondent ou pas avec celles qui sont dans l'annuaire, et les corriger éventuellement dans l'annuaire. N'oubliez pas de prévenir dans ce cas la dernière personne l'ayant modifiée (vous avez ces informations dans la fiche elle-même), cf. règles de bonne gestion de la base, en fin de ce manuel.

Pour ce qui concerne les fiches rejetées, vous pouvez corriger les erreurs que vous avez faites et réimporter le même fichier tsv corrigé, les fiches importées lors du premier essai ne seront pas importées une deuxième fois et seront rejetées.

Travail à effectuer après l'importation

Enfin, une fois votre importation réalisée comme vous le souhaitez, il vous faut impérativement compléter chacune des fiches importées grâce au module de modification et d'édition des fiches. Ces fiches n'apparaîtront dans aucun résultat de recherche (autre que nominative), tant que vous n'aurez pas effectué ces compléments.

  • Au passage, vous accèderez aux fiches que vous avez importées par une recherche simple (nominative) : ne tapez que le début du nom dans votre recherche. Ainsi dans la feuille de réponse à votre demande, vous pourrez éventuellement repérer que la fiche que vous avez importée existait déjà, mais que vous avez commis une légère erreur dans la fin du nom ou bien dans le prénom dans lequel vous aurez, par exemple, oublier les accents. Dans ce cas supprimer la fiche que vous avez importée et vérifier l'autre qui existait déjà dans la base. Mais, en principe, si vous n'avez pas fait d'erreur, votre fiche ne viendra pas dupliquer une fiche existante. Dans ce cas, effectuez les compléments.
  • En particulier, certains champs sont obligatoires comme le pays, le continent et la langue1. Ils ne font pas partie de la liste des champs importés car ils doivent impérativement être saisis de la même façon pour toutes les fiches. Vous ne pouvez les remplir qu'en faisant une sélection dans des listes déroulantes que vous ne pouvez pas modifier, ce qui garantit que ces champs sont remplis avec la même orthographe et la même dénomination par tous.
  • De plus, d'autres champs doivent être complétés, mêmes si non obligatoires : l'appellation, le sexe. Ces champs se positionneront d'eux-mêmes sur la première valeur (Monsieur et Homme) si vous ne les corrigez pas en venant compléter la fiche.
  • Vérifiez que vous avez bien saisi les numéros de téléphone à la norme internationale et que vous avez appliqué toutes les règles de saisie définies plus haut dans ce manuel.
  • Enfin, il vous faut vérifier et compléter tous les autres champs, en particulier,  les champs de la page 2.