El lugar del encuentro es la dirección del foro a que Ud. invitará a los participantes a que se inscriban.
Hay que darse tiempo…
Como para cualquier encuentro, necesita establecer un calendario anteriormente a su apertura. Antes de contactar a los participantes potenciales, debe de haber definido los objetivos precisos del foro (por ejemplo, discusión de un documento preliminar en preparación de un encuentro o redacción de un documento). Si se trata de establecer un grupo de trabajo, su propósito y sus objetivos también deben estar claros. Si llega al caso, determine los diferentes temas que querrá discutir. Por fin, necesita fijar un calendario.
Para determinar el calendario, hay que partir “en marcha atrás” de la última fecha límite y tomar en cuenta los plazos intermediarios. Siguen algunas indicaciones de referencia:
Planee detener un foro de discusión por lo menos un mes antes del último plazo. Si la última fecha límite es un encuentro o la redacción de un documento, necesitará tiempo para sacar los elementos del debate que interesen el objetivo.
Para la fase de discusión, si hay tiempo, conviene prever un mínimo de dos semanas para lanzar, debatir y concluir sobre cada tema específico. Si se tienen que discutir varios temas pero no hay dos semanas por tema, debe esforzarse limitar las discusiones a dos temas (simultáneamente) por dos semanas. Puede distinguir las discusiones simultáneas agregando un “[tag]” por tema específico en la línea del Asunto, facilitandoles así a los participantes saber con qué tema el mensaje está relacionado.
También puede discutir de varios temas simultáneamente durante un período de tiempo más largo. Esto requiere, sin embargo, más de su propio tiempo como facilitador, para asegurar que los participantes puedan seguir las diferentes discusiones sin confusión. Es más fácil tratar temas consecutivamente que simultáneamente.
Planee un período de “presentaciones” (de entre dos y tres semanas, según la cantidad de participantes y el plazo total del foro) en la apertura del debate: los participantes deben presentarse, sus actividades, su interés en el debate, etc. Es más fácil expresarse en un encuentro a distancia cuando se sabe a quiénes se está dirigiendo.
Antes de que empiece la discusión, los participantes deben haber leído el/los documento(s) bajo discusión. Asegúrese que tendrán tiempo para ello.
Evalúe el tiempo que necesitará Ud. para convocar a los participantes potenciales y obtener su acuerdo en tomar parte en el debate.
Tenga en cuenta el tiempo que necesitará Ud. para preparar el/los documento(s) inicial(es) y la “llamada” al debateo al grupo de trabajo, con sus traducciones en todos los idiomas de trabajo.
Tenga en cuenta el tiempo que necesitará Ud. para preparar las herramientas necesarias para el foro.
… preparar las herramientas para el foro
Lo mínimo que se necesita es un programa de gestión de listas de discusión. Buen número de estos programas están disponibles en Internet. Estos programas le permiten abrir listas de discusión e inscribir o “desinscribir” a los participantes. Deben tener un medio para dar las informaciones fundamentales de su foro: el objetivo, los productos y el calendario del foro, los idiomas de trabajo y las reglas generales de trabajo del foro.
Recomendamos asociar la lista con un sitio web específico para el debate, o con una sección específica en un sitio web existente donde se publicarán los elementos siguientes, si posible por sección de idioma:
por lo menos:
los documento(s) en que se basa la discusión
el calendario de trabajo (en un encuentro, esto sería el orden del día)
instrucciones para inscribirse a la lista de discusión
el archivo de todos el mensajes enviados al lista
optativo:
un formulario de presentación que los participantes en la discusión deberán llenar
las presentaciones de los participantes
síntesis de las discusiones
fichas de experiencia pertinentes a la discusión
documentos contribuidos a la discusión
enlaces con otros sitios web relacionados con la discusión
etc.
Awele propone un programa de gestión de foros llamado “sympa” y una capacitación para manejarlo. Esto permite que todos los “debates a distancia” estén agrupados en un mismo sitio web según el nombre de dominio, con los archivos de sus mensajes y los documentos del debate.
Ejemplos
de foros agrupados según un nombre de dominio:
http://www.forums.alliance21.org//lists
http://www.forums.socioeco.org//lists
… identificar a los participantes posibles
Los participantes podrían ser:
personas de su Anuario en la Infotek Awele que han expresado interés en el tema de su foro
otras personas interesadas (relaciones, copartícipes, otras redes, etc.)
etc.
Se recomienda sumamente NO inscribir a participantes en su lista sin haberles invitado previamente y haber recibido su respuesta favorable.
Esto es contrario a la "netiqueta", y agregar a personas si su consentimiento previo resultará en la mayoría de los casos en:
cantidades de personas que permanecerán en la lista pero que nunca participarán
cantidades de personas enfadadas que exigirán que se les desinscriba de la lista, agregándole a Ud. más tiempo de gestión
cantidades de direcciones de correo electrónico que ya no funcionan
Si limita su lista a personas que han declarado su interés, será muy superior la probabilidad de tener discusiones fructíferas.
… enviar una invitación para participar en la discusión
Esta invitación debe presentar
el propósito del foro: el objetivo (preparar un encuentro, redactar un documento, etc.), el tema general y si los hay, los sub-temas
los productos esperados (documentos, etc.) y un calendario
Debe pedirles a las personas que digan si les interesa participar, y que especifiquen:
si viene al caso, el o los sub-tema(s) que les interesan
cuáles idiomas, entre el francés, el inglés, el portugués y el español (vea el capítulo III sobre los idiomas de trabajo), leen y cuáles escriben
Puede enviar esta invitación por correo electrónico a todos aquéllos que tienen una dirección de correo electrónico. En ese caso, abra el archivo .txt, personalícelo, y cópielo directamente en el campo “mensaje” de su correo electrónico.
En el estado presente de comunicación por correo electrónico, la forma en que los programas de correo electrónico manejan los mensajes formateados (negrita, cursivas, listas automáticas, colores, etc.) NO siempre es compatible de uno para otro. Asegúrese que envía todos sus mensajes exclusivamente en formato “texto sólo”.
También puede informar e invitar a personas que no tienen acceso al correo electrónico a que participen en el grupo de trabajo por alguna forma de “relevo” (vea el capítulo VII). En este caso, abra el archivo .doc, personalícelo y envíelo por fax o correo normal.
F Invitacion-s.doc
F Invitacion-s.txt
Esta carta de invitación no es más que una indicación; su propósito es ayudarle a no olvidar los diferentes elementos que debe incluir. Necesita personalizarlo según las opciones que se han decidido.
… inscribir a las personas interesadas
Inscriba a todas las personas que respondieron favorablemente a su invitación. Para las modalidades de inscripción, se necesita conocer los comandos específicos del programa de gestión de las listas de difusión que está usando, o referirse al Manual Técnico de los Foros Ciudadanos si usa el gestor de foros “sympa” proporcionado por Awele.
Si las suscripciones permanecen abiertas durante el tiempo del foro, recibirá a medida los pedidos de suscripción.
… y publicar en el sitio web de su foro, para referencia, las versiones más detalladas de las reglassiguientes
El archivo “Traduccion” sólo se necesita para los foros que usan más de un idioma. Vea el capítulo III.
F Funcionamiento.txt
- Reglas generales de trabajo: este archivo se debe personalizar, pero por la mayor parte no cambia mucho.
F Redaccion.txt
- Disposición y codificación del mensaje: este archivo se debe personalizar. Describe la disposición más completa. Puede decidir no usar todos los elementos.
F Traduccion.txt
- Consejos de redaacción de los mensajes para obtener la mejor traducción automática: este archivo se debe personalizar, pero muy poco.