Documentación Awele Compartir para cosechar

El lugar del encuentro es la dirección del foro a que Ud. invitará a los partici­pantes a que se inscriban.

Hay que darse tiempo…

Como para cualquier encuentro, necesita establecer un calendario anteriormente a su apertura. Antes de contactar a los participantes potenciales, debe de haber definido los objetivos precisos del foro (por ejemplo, discusión de un documento preliminar en preparación de un encuentro o redacción de un documento). Si se trata de establecer un grupo de trabajo, su propósito y sus objetivos también deben estar claros. Si llega al caso, determine los diferentes temas que querrá discutir. Por fin, necesita fijar un calendario.

Para determinar el calendario, hay que partir “en marcha atrás” de la última fecha límite y tomar en cuenta los plazos intermediarios. Siguen algunas indicaciones de referencia:

• Planee detener un foro de discusión por lo menos un mes antes del último plazo. Si la última fecha límite es un encuentro o la redacción de un docu­mento, necesitará tiempo para sacar los elementos del de­bate que interesen el objetivo.

• Para la fase de discusión, si hay tiempo, conviene prever un mínimo de dos semanas para lanzar, debatir y concluir sobre cada tema específico. Si se tienen que discutir varios temas pero no hay dos semanas por tema, debe esfor­zarse limitar las discusiones a dos temas (simultáneamente) por dos sema­nas. Puede distinguir las discusiones simultáneas agregando un “[tag]” por tema específico en la línea del Asunto, facilitandoles así a los participantes saber con qué tema el mensaje está relacionado.

• Recuerde que en la mayoría de los casos, los participantes pueden involucrarse en la discusión de un foro sólo afuera de sus actividades regulares. Dos semanas les da a los participantes a penas bastante tiempo para enviar contribuciones y reaccionar a las otras contribuciones. Para ayudarle a organizar su tiempo, considere que dos semanas de tiempo de foro son el equivalente de una hora de discusión alrededor de una mesa.

También puede discutir de varios temas simultáneamente durante un período de tiempo más largo. Esto requiere, sin embargo, más de su propio tiempo como facilitador, para asegurar que los participantes puedan seguir las diferentes discusiones sin confusión. Es más fácil tratar temas consecutivamente que simultáneamente.

• Planee un período de “presentaciones” (de entre dos y tres semanas, según la cantidad de participantes y el plazo total del foro) en la apertura del debate: los participantes deben presentarse, sus actividades, su interés en el debate, etc. Es más fácil expresarse en un encuentro a distancia cuando se sabe a quiénes se está dirigiendo.

• Antes de que empiece la discusión, los participantes deben haber leído el/los documento(s) bajo discusión. Asegúrese que tendrán tiempo para ello.

• Evalúe el tiempo que necesitará Ud. para convocar a los participantes potenciales y obtener su acuerdo en tomar parte en el debate.

• Tenga en cuenta el tiempo que necesitará Ud. para preparar el/los docu­mento(s) inicial(es) y la “llamada” al debateo al grupo de trabajo, con sus traducciones en todos los idiomas de trabajo.

• Tenga en cuenta el tiempo que necesitará Ud. para preparar las herramientas necesarias para el foro.

… preparar las herramientas para el foro

Lo mínimo que se necesita es un programa de gestión de listas de discusión. Buen número de estos programas están disponibles en Internet. Estos programas le permiten abrir listas de discusión e inscribir o “desinscribir” a los participantes. Deben tener un medio para dar las informaciones fundamentales de su foro: el objetivo, los productos y el calendario del foro, los idiomas de trabajo y las reglas generales de trabajo del foro.

Recomendamos asociar la lista con un sitio web específico para el debate, o con una sección específica en un sitio web existente donde se publicarán los elementos siguientes, si posible por sección de idioma:

por lo menos:

• los documento(s) en que se basa la discusión

• el calendario de trabajo (en un encuentro, esto sería el orden del día)

• instrucciones para inscribirse a la lista de discusión

• el archivo de todos el mensajes enviados al lista

optativo:

• un formulario de presentación que los participantes en la discusión deberán llenar

• las presentaciones de los participantes

• síntesis de las discusiones

• fichas de experiencia pertinentes a la discusión

• documentos contribuidos a la discusión

• enlaces con otros sitios web relacionados con la discusión

• etc.

Awele propone un programa de gestión de foros llamado “sympa” y una capacitación para manejarlo. Esto permite que todos los “debates a dis­tan­cia” estén agrupados en un mismo sitio web según el nombre de dominio, con los archivos de sus mensajes y los documentos del debate.

Ejemplos de foros agrupados según un nombre de dominio:
http://www.forums.alliance21.org//lists
http://www.forums.socioeco.org//lists

… identificar a los participantes posibles

Los participantes podrían ser:

• personas de su Anuario en la Infotek Awele que han expresado interés en el tema de su foro

• otras personas interesadas (relaciones, copartícipes, otras redes, etc.)

• etc.

Se recomienda sumamente NO inscribir a participantes en su lista sin haberles invitado previamente y haber recibido su respuesta favorable.

Esto es contrario a la "netiqueta", y agregar a personas si su consentimiento previo resultará en la mayoría de los casos en:

• cantidades de personas que permanecerán en la lista pero que nunca participarán

• cantidades de personas enfadadas que exigirán que se les desinscriba de la lista, agregándole a Ud. más tiempo de gestión

• cantidades de direcciones de correo electrónico que ya no funcionan

Si limita su lista a personas que han declarado su interés, será muy superior la probabilidad de tener discusiones fructíferas.

… enviar una invitación para participar en la discusión

Esta invitación debe presentar

• el propósito del foro: el objetivo (preparar un encuentro, redactar un documento, etc.), el tema general y si los hay, los sub-temas

• los productos esperados (documentos, etc.) y un calendario

Debe pedirles a las personas que digan si les interesa participar, y que especifiquen:

• si viene al caso, el o los sub-tema(s) que les interesan

• cuáles idiomas, entre el francés, el inglés, el portugués y el español (vea el capítulo III sobre los idiomas de trabajo), leen y cuáles escriben

Puede enviar esta invitación por correo electrónico a todos aquéllos que tienen una dirección de correo electrónico. En ese caso, abra el archivo .txt, personalícelo, y cópielo directamente en el campo “mensaje” de su correo electrónico.

En el estado presente de comunicación por correo electrónico, la forma en que los programas de correo electrónico manejan los mensajes formateados (negrita, cursivas, listas automáticas, colores, etc.) NO siempre es compatible de uno para otro. Asegúrese que envía todos sus mensajes exclusivamente en formato “texto sólo”.

También puede informar e invitar a personas que no tienen acceso al correo electrónico a que participen en el grupo de trabajo por alguna forma de “relevo” (vea el capítulo VII). En este caso, abra el archivo .doc, personalícelo y envíelo por fax o correo normal.

F Invitacion-s.doc

F Invitacion-s.txt

Esta carta de invitación no es más que una indicación; su propósito es ayudarle a no olvidar los diferentes elementos que debe incluir. Necesita personalizarlo según las opciones que se han decidido.

… inscribir a las personas interesadas

Inscriba a todas las personas que respondieron favorablemente a su invitación. Para las modalidades de inscripción, se necesita conocer los comandos específicos del programa de gestión de las listas de difusión que está usando, o referirse al Manual Técnico de los Foros Ciudadanos si usa el gestor de foros “sympa” proporcionado por Awele.

Si las suscripciones permanecen abiertas durante el tiempo del foro, recibirá a medida los pedidos de suscripción.

… y publicar en el sitio web de su foro, para referencia, las versiones más detalladas de las reglassiguientes

El archivo “Traduccion” sólo se necesita para los foros que usan más de un idioma. Vea el capítulo III.

F Funcionamiento.txt

- Reglas generales de trabajo: este archivo se debe personalizar, pero por la mayor parte no cambia mucho.

F Redaccion.txt

- Disposición y codificación del mensaje: este archivo se debe personalizar. Describe la disposición más completa. Puede decidir no usar todos los elementos.

F Traduccion.txt

- Consejos de redaacción de los mensajes para obtener la mejor traducción automática: este archivo se debe personalizar, pero muy poco.