Documentación Awele Compartir para cosechar

Formato

Para disminuir el trabajo de registro para todos los administradores quienes gestionan ya su propia base de datos o tienen cantidades importantes de nombres para registrar, una función de importación de datos existe en la página principal. Los campos importables son :

• Apellido
• Nombre
• Organismo
• Siglo
• Dirección1
• Dirección2
• Dirección3
• Codigo postal
• Localidad
• Teléfono oficina
• Teléfono móvil
• Fax oficina
• Telefono domicilio
• Email

El formato del archivo para importar debe estar en tsv (tabulation separated values) : es un formato de texto en el que una tabulación separa los distintos campos, y los registros están separados por return/volver a la línea. Todos los programas de la base de datos le permiten registrar o exportar un archivo en este formato. Por ejemplo, en Excel, basta '"registrar en" y eligir en la lista formato de documento el valor "Texto (separador : tabulacion) (*.txt)". En anexo a este manual, un archivo template en Excel con sólo la línea de títulos : ¡ojo !, hay que suprimir esta línea de título antes de registrar en tsv.

Cómo hacer ?

Primero, es necesario señalar que esta operación está reservada para las personas que tienen un buen conocimiento de su herramienta (base de datos). En este caso, es mejor pedir consejo al encargado del soporte técnico.

1. Tiene que identificar primero en su base de datos los campos equivalentes a los que están indicados aqui arriba. Es inútil volver a nombrar sus campos, basta que su contenido corresponda exactamente al contenido del campo correspondiente en la base anuario.
2. Luego, hay que crear los campos que están ausentes en su base. Por ejemplo, si sólo tiene un campo dirección, corresponderá al campo direccion1, y hay que crear dos campos direccion2 y direccion3. Inútil de llenar estos campos, pueden permanecer vacios (excepte los campos obligatorios : ver más abajo).
3. Luego, los campos deben presentarse en el archivo tsv que va a crear rigurosamente en el mismo ordén que él indicado aquí : va a tener que eventualmente reorganizar sus campos en este orden.
4. Tiene que en esta etapa, verificar un número de cosas en su base para que la importación no sea rechazada ; en efecto ciertas reglas que rigen los campos de la base anuario son rigidas : los campos apellido y nombre no deben estar vacios ; si lo son, puede tratarse de un organismo y en este caso el campo organismo no debe estar vacio ; el campo localidad no debe estar vacio; verificar que los otros campos estén correctamente llenados con las mismas reglas que las enunciadas arriba para el registro de los campos del anuario.
5. Luego, hay que exportarlos, a partir de su base de datos, un archivo en formato tsv que contenga rigurosamente 14 campos correspondientes a los 14 campos del anuario indicados arriba y en el orden indicado : las bases de datos contienen a menudo una clave, o sea un primer campo con el número de registro, por ende, no hay que conservar este campo en el archivo exportado. El archivo no debe contener los nombres de campo en la primera línea. ¡Ojo!, la última columna correspondiente al campo e-mail debe contener al menos un valor.
6. Luego, puede ir en la página principal del anuario en la sección importación : cliquear en browse e indicar el nombre de su archivo en formato tsv. Su extensión no debe obligatoriamente estar en tsv, puede ser en txt u otra cosa. Pero si, el formato debe ser tsv.
7. Luego puede cliquear en importar. El servidor le va a dar en una nueva página el resultado de su importación. Se aconseja imprimir esta página o guardarla.

Resultados

Primero le dice el número de fichas importadas, luego indica el detaille de los rechazos con el mensaje siguiente : "Las línea siguientes han sido rechazadas por distintas razones. Verrá frente al número de línea un código que le indica el error encontrado. Puede ser : 001 si su archivo inicial no tiene el número correcto de columnas (son 14), 010 si uno de los campos que no debe estar vacío (localidad, apellido/organismo) lo es, # seguido de un número, si lo que intenta insertar ya existe en la base (mismo apellido y mismo nombre), el número corresponde a la ficha en el anuario, y DB si ha encontrado un error irrecuperable debido a un problema de la base de datos (es muy raro que ocurra)."

Se le señala así las fichas que ya existen en el anuario. Puede en este caso verificar si sus propios datos sobre esta ficha corresponden o no a los que están en el anuario, y corregirlos eventualmente en el anuario. No olvida avisar en este caso la última persona que haya modificada la ficha (está esta información en la ficha misma), cf. reglas de buena gestión de base, al final de este manual.

En lo que se refiere a las fichas rechazadas, puede corregir los errores que haya hecho y volver a importar el mismo archivo tsv corregido, las fichas importadas durante el primer intento no serán importadas una segunda vez (serán rechazadas).

Trabajo que efectuar después de la importación

Finalmente, una vez su importación realizada como lo desea, es imperativo completar cada una de estas fichas importadas gracias al modulo de modificación y edición de fichas. Estas fichas no aparecerán en ningún resultado de búsqueda (otro que nominativo), mientras no haya efectuado estos complementos.

• Puede acceder a las fichas que haya importadas via una búsqueda nominativa : sólo tipear el inicio del apellido en su búsqueda. Asi en la hoja de respuesta a su pedido, podrá también eventualmente identificar que la ficha que ha importado ya existía, pero que cometió une pequeño error en el fina del apellido o en el nombre en el que por ejemplo, no colocó los acentos. En este caso suprimir la ficha que ha importado y verificar la otra que ya existía en la base. Pero, en principio, si no ha hecho error, su ficha ne vendrá duplicando una ficha existente. En este caso, efectuar los complementos.
• En particular, algunos campos son obligatorios como el país, el continente y el idoma1. No hacen parte de la lista de los campos importados ya que es imperativo registrarlos de la misma forma para todas las fichas. Sólo puede llenarlos seleccionando una opción en uno de los menús desplegables que no puede modificar, lo cual garantiza que estos campos estén llenados con la misma ortografía y la misma denominación para todos.
• Además, otros campos deben ser completados, incluso si no son obligatorios : la apelación, el sexo. Estos campos se posicionan por sí solos en el primer valor (Señor y Hombre) si no los corrige al completar la ficha.
• Verificar que han correctamente registrado los números de telefono en la norma internacional y que ha aplicado todas las reglas de registro definidas arriba en este manual.
• Finalmente, es necesario verificar y completar todos los otros campos, en particular, los campos  palabras-claves, talleres, etc. (pantalla 2)