Guide d’animation pour les forums électroniques citoyens

NB : Ce guide est conçu pour qu'il soit lu en entier. Si toutefois vous voulez avoir un aperçu rapide de son contenu, il est également conçu pour une lecture des intertitres (police de caractère légèrement plus grande en gras + italiques), qui donnent une sorte de synthèse ou résumé du guide.

Avant-propos

Ce guide a une histoire.

Au cours des dix premières années de son existence, l’Alliance pour un monde responsable, pluriel et solidaire, appelée aussi Alliance 21, a développé et expérimenté une méthodologie pour l'animation de groupes de travail fonctionnant à une échelle internationale, dont l’objectif était de produire des propositions élaborées collectivement pour réaliser les mutations nécessaires à la construction d’une autre monde dans les décennies à venir. Depuis 2005, l’équipe de communication d’Alliance 21 chargée de mettre en œuvre et de transmettre cette méthodologie, s’est constitué en groupe indépendant, le Projet Awele, dont le but est de diffuser aussi largement que possible toutes ces méthodologies éprouvées afin de faciliter l’émergence d’alliances citoyennes mondiales tout autour du monde. Ce guide fait partie de cette méthodologie.

Depuis un certain temps, les technologies de communication et d'information offrent aux groupes de travail internationaux des outils de communication qui utilisent comme support l’Internet : le web, le courrier électronique (ou e-mail), les forums électroniques. Bien que ces outils ouvrent des possibilités inédites d’échange d’information et d’idées, il ne faut pas perdre de vue que leur accès reste limité dans bien d’endroits du monde, et que leur maîtrise reste à acquérir pour bon nombre de personnes. Il faut donc les concevoir comme complémentaires aux méthodes de travail et de communication « traditionnelles » : le travail sur le terrain, bien sûr, les réunions physiques, les bulletins d'informations, les documents de travail, les recherches individuelles et collectives, les échanges d'expérience, les supports de communication non écrits, souvent oubliés...

Les forums électroniques, qui font l'objet de ce guide, ne sont donc qu'une partie d'un système de communication et de travail intégré.

Par « forum électronique » nous entendons une adresse électronique unique et commune à tous ceux qui y sont inscrits. Pour pouvoir s'y inscrire, il suffit d'avoir accès au courrier électronique. Tout message envoyé sur un forum est reçu par toutes les personnes qui y sont inscrites.

L’adresse d’un forum est un lieu de travail collectif.

Celui-ci peut servir pour mener un débat international structuré, public, ouvert et multilingue avec des résultats attendus, ou simplement en tant que « salle de réunion permanente » d'un groupe du travail pour un but spécifié, dont les membres peuvent être éparpillés géographiquement et parler des langues différentes.

Enfin, il importe de souligner que la méthodologie décrite ici est conçue essentiellement pour des processus participatifs du bas vers le haut, dans lesquels tous les membres du groupe peuvent donc se reconnaître dans les résultats.

La bonne marche d'un forum citoyen nécessite l'intervention d'au moins deux personnes pour en assurer son animation.

Ce guide vous est destiné en tant qu'animateur, pour vous aider dans cette tâche fondamentale.

Le support choisi pour cette méthodologie est basé sur le courrier électronique plutôt que sur le web, pour deux raisons :

  1. pour solliciter la participation des membres, qui recevront toutes les contributions sous forme de messages qui leurs sont adressés ;
  2. afin que ceux pour qui l’utilisation de l'internet est difficile ou coûteuse ne soient pas obligés de rester en ligne pour participer, leur temps en ligne étant ainsi limité à l’envoi et la réception des messages.

Cependant, les résultats en cours de débat (présentations des membres, contributions, synthèses) ainsi que les documents de travail mis à disposition pour tous les membres, peuvent également être publiés sur un site web spécifique et associé au débat, pour une lecture et une consultation plus aisée par section langue.

Certaines sections de ce guide contiennent la lettre F suivie du nom d'un fichier en format « texte » (.txt) ou doc Word (.doc), qui vous indique l’existence d’un fichier à part fourni avec le guide. Ces fichiers contiennent des informations dont vous avez besoin, mais que vous aurez peut-être aussi à mettre à la disposition des personnes inscrites au forum en les ayant préalablement personnalisées. Vous pouvez télécharger tous ces fichiers depuis l'annexe à la fin de ce guide.

I. Les forums électroniques

… sont des réunions à distance

Les forums électroniques1 sont assimilables à des réunions de travail, avec un lieu, des participants, des thèmes, des objectifs et des méthodes de travail précis.

… avec des échéances et des produits

A la différence d'une réunion, un forum n'a pas d'horaire précis. En revanche, il doit avoir un objectif, un calendrier, des échéances et des produits attendus, que vous fixerez en fonc­tion des échéances pertinentes et en accord avec votre groupe de travail. Comme pour une rencontre physique, vous pouvez soit présenter tous ces éléments ou certains d’entre eux pour amendement/validation par les participants, ou vous pouvez même fixer tous ces éléments ou certains d’entre eux collectivement, avec les participants.

… et des langues de travail

Un forum a également des langues de travail et, à défaut d'interprètes, ces langues sont assurées avec l'aide d'un logiciel de traduction automatique pour gagner du temps et réduire les coûts.

Votre rôle, en tant qu'animateur, est d'assurer que tous ces éléments soient explicites, connus et respectés.


1 Dans ce guide, nous utilisons plusieurs termes pour désigner plus ou moins la même chose :
- « forum » ou « forum électronique » en souligne l’aspect de débat ouvert
- « liste de discussion » désigne davantage son aspect technique, en en soulignant également l’aspect interactif et de dialogue
- « liste de travail » se réfère à l'utilisation de ce support par un groupe de travail dont les membres sont localisés dans des lieux différents
- « liste de diffusion » désigne toujours son aspect technique, mais en insistant plus sur l’aspect « publication de messages à l’intention de tous les inscrits » (non interactif, convient à un bulletin d’informations ou une lettre de liaison).

II. Mise en place d'un forum

Le lieu de réunion est l'adresse du forum, à laquelle vous inviterez les partici­pants à s'inscrire.

Donnez-vous du temps …

Comme pour toute réunion, vous devez établir un calendrier en amont de son ouverture. Avant de contacter les participants potentiels, vous devez avoir défini les objectifs précis du forum (par exemple, discussion d’un document préliminaire en vue de la préparation d’une rencontre ou élaboration collective d’un texte). Si vous mettez en place un groupe du travail, il faut également que son but et ses objectifs soient clairs. Le cas échéant, dégagez les différents thèmes que vous aurez à débattre. Vous devez enfin déterminer un calendrier.

Établissez ce dernier sur le mode « rétroplanning » en partant de ou des échéances précises. Voici quelques indications de référence :

N’oubliez pas que le plus souvent les participants s’impliquent dans un débat en dehors de leurs activités habituelles. En quinze jours, les par­ti­ci­pants ont à peine le temps d’intervenir et de répondre aux interven­tions des autres. Pour vous aider à organiser votre temps, prenez quinze jours de forum comme l’équivalent d’une heure de discussion autour d’une table.
Vous pouvez également faire débattre plusieurs thèmes en même temps sur une période bien plus longue. Cela demande, cependant, plus de temps d’intervention par le modérateur, qui devra s’assurer que les participants pourront suivre les différents débats avec un maximum de clarté. Il est plus facile de traiter des thèmes successivement qu’en même temps.

… mettez en place les outils du forum

Au minimum, vous avez besoin d’un programme de gestion de listes de diffusion. Il en existe bon nombre, disponibles sur Internet. Ces programmes vous permettent d’ouvrir des listes de diffusion et d’y inscrire ou d’en désinscrire les participants. Ils doivent prévoir un moyen pour annoncer les informations essentielles sur votre forum : l’objectif, les produits et les échéances du forum, les langues de travail, les règles générales de fonctionnement du forum.

Nous préconisons de coupler cette liste avec un site web propre au débat, ou avec une section précise dans un site web existant, où l’on pourra publier les éléments qui suivent, si possible dans des sections par langue :

au minimum :

en option :

Awele peut mettre à votre disposition le programme de gestion de forums « sympa » et propose de vous former pour l’utiliser. Cela permet à tous les « débats à distance » d’être regroupés sur le même site web, avec leurs archives et documents de débat.

Exemples de forums regroupés selon le nom de domaine :

http://www.forums.alliance21.org//lists

http://www.forums.socioeco.org//lists

… identifiez les participants potentiels

Les participants pourraient être :

Nous préconisons fortement de ne PAS inscrire des participants à votre liste sans les avoir préalablement invités et reçu leur réponse favorable.

Cela est contraire à la « nétiquette », et ajouter des personnes sans leur accord préalable aura dans la plupart des cas comme résultat :

Si vous limitez votre liste aux personnes qui ont déclaré leur intérêt à participer, vous augmenterez de beaucoup vos chances d’avoir des débats fructueux.

… envoyez un premier courrier d’invitation à participer au débat

Ce courrier doit présenter

Il doit demander de dire si l’on est intéressé à participer et de préciser

Vous pourrez envoyer cette invitation par courrier électronique à toutes les personnes possédant une adresse électronique. Dans ce cas, ouvrez le fichier .txt, personnalisez-le, et copiez-le directement dans le champ « message » de votre message.

Dans l’état actuel de la communication par courrier électronique, la gestion des messages enrichis (html, rtf, puces automatiques, couleurs, etc.) n’est pas toujours compatible entre correspondants. Dans vos courriers électroniques, utilisez toujours uniquement le format « texte seul ».

Vous pouvez également informer et inviter des personnes qui ne possèdent pas de courrier électronique à participer au groupe de travail par une forme de relais (voir chapitre VII). Dans ce cas, ouvrez le fichier .doc, personnalisez-le et envoyez-le par fax ou par courrier ordinaire.

F Invitation-f.doc

F Invitation-f.txt

Cette lettre d'invitation n’est qu’indicative ; elle sert principalement à ne pas oublier les différents éléments du courrier. Vous devrez la personnaliser en fonction des choix que vous avez faits.

… procédez aux inscriptions

Inscrivez toutes les personnes qui ont répondu favorablement à votre courrier. Pour cela, reportez-vous aux commandes spécifiques au programme de gestion de liste que vous utilisez, ou au Manuel technique des forums citoyens si vous utilisez l’environnement « sympa » proposé par Awele.

Si les inscriptions au forum restent ouvertes, les demandes d’inscription vous seront adressées au fur et à mesure.

… et publiez dans votre site web, pour référence, les règles du forum plus détaillées qui suivent

Le fichier « Traduction » n’est utile que pour les forums qui utilisent plus d’une langue. Reportez-vous au chapitre III.

F Fonctionnement.txt

- Règles générales de fonctionnement : ce fichier est à personnaliser, mais à garder dans l’ensemble.

F Redaction.txt

- Mise en forme et codage du message : ce fichier est à personnaliser. Il décrit la mise en forme la plus complète. Vous pouvez choisir de ne pas en utiliser tous les éléments.

F Traduction.txt

- Conseils de rédaction en vue de traduction automatique : ce fichier est à personnaliser, mais très peu.

III. Langues de travail

Identifiez les langues de travail …

Selon les réponses des intéressés, et en fonction des possibilités du programme de traduction automatique que nous utilisons (cf. chapitre IV de cette section) vous pourrez déterminer les langues de travail du forum. Étant donné les caractéristiques de ce programme de traduction automatique, si plus d’une langue s’avère nécessaire, une de ces langues sera obligatoirement l'anglais, avec en plus le français et/ou l'espagnol, et dans certains cas l’italien, le portugais et l’allemand comme langues « source » possibles1. Cela veut dire que les personnes peuvent envoyer leurs messages dans une des ces dernières langues, mais que les messages ne seront traduits que dans les langues de travail établies.

Il est fortement recommandé de limiter les langues de travail (nombre de langues dans lesquelles les messages sont traduits) à trois, en privilégiant l’anglais, le français et/ou l’espagnol. Au-delà, le temps impliqué dans la traduction des messages peut facilement devenir ingérable.

Il y a plusieurs cas de figure :

  1. une seule langue de travail

Une langue est identifiée comme langue de lecture et de rédaction pour tous les inscrits, même si cette langue n’est pas la langue « forte » de tous les inscrits. Ce sera la langue de travail pour tout le monde, c’est-à-dire, la langue unique de la liste de discussion. Il n’y aura pas de traduction à faire.

  1. plusieurs langues de rédaction, une seule langue de diffusion

Une langue est identifiée comme langue de lecture pour tous, mais pas de rédaction. Choisissez cette langue comme langue de diffusion des messages sur la liste de discussion, avec la possibilité pour les inscrits d’envoyer leur message dans une des trois langues qu’ils maîtrisent à l’écrit. Ce sera à vous d’en assurer la traduction pour la diffusion dans la langue de travail, et de publier à la suite le message d’origine pour référence.

Par exemple, si la langue de diffusion est l’anglais, pour les messages reçus en français / espagnol c’est une traduction automatique révisée en anglais que vous diffuserez, suivie de l’original en français / espagnol.

  1. plusieurs langues de travail

Il n’y a pas une langue commune en lecture à tous les participants. Vous devrez assurer la ou les traduction(s) de tous les messages.

Voir un exemple de message dans un forum en trois langues ici et dans un forum en 2 langues ici.

Cependant, vous pourriez ne pas disposer du temps ou des ressources humaines nécessaires pour accomplir ce travail (il faut compter entre 15 et 45 minutes pour la traduction automatique + révision d’un message, selon sa longueur et sa qualité de rédaction).

Dans ce cas vous avez d’autres options.

  1. Vous pouvez ne diffuser les messages que dans leur langue de rédaction. Il sera impératif à ce moment-là de faire une synthèse hebdomadaire des interventions (recommandé dans tous les cas) qui, elle, sera traduite et diffusée dans toutes les langues de travail.

  1. Vous pouvez choisir de faire un résumé de quelques lignes de chaque message reçu (fortement conseillé – voir F Redaction.txt), suivi de la ou des traductions automatiques révisées de ce résumé. Ces résumés seront suivis du message intégral original et de sa ou des ses traductions automatiques « brutes » (non révisées). La traduction automatique brute ne prend que quelques secondes, mais peut comporter des non sens et des contresens.

  1. Vous pouvez choisir de publier le message original suivi uniquement de sa ou ses traduction(s) brutes (avec les inconvénients des non sens et des contresens). La compréhension du message dépendra alors de la qualité du message original et de l’application par le participant des conseils donnés dans le message F Traduction.txt.

  1. Dans tous les cas, il faudra indiquer en tête de tous les messages et dans toutes les langues, ce à quoi les participants doivent s’attendre : une synthèse hebdomadaire en plusieurs langues ; le résumé du message + les traductions automatiques révisées du résumé + traductions automatiques brutes du mes­sage ; ou message original + traductions automatiques brutes.

La gestion des langues n’est pas facile, et toutes les solutions comportent des inconvénients.

En fonction du profil linguistique des inscrits, optez pour le nombre minimum de langues de diffusion : une chaque fois que cela est possible, deux si nécessaire, et trois seulement si absolument nécessaire. Nous conseillons vivement de ne pas définir plus de trois langues de travail.

Chaque participant doit pouvoir suivre le débat (lire) et y contribuer (écrire). Parfois, dans un petit groupe de travail, l’ajout d’une langue est justifié par la présence d’une seule personne qui autrement, ne pourrait pas travailler avec le groupe.

Gardez à l’esprit que la gestion de trois langues prend le double du temps de la gestion de deux langues.

Lorsque vous ne fournissez que des traductions automatiques brutes, la responsabilité de la compréhensibilité de la traduction repose sur l'auteur du message. Encouragez les lecteurs des traductions brutes à signaler les passages qu'ils ne comprennent pas ou qui ne sont pas tout à fait clairs et à demander à l'auteur de reformuler son texte d'origine.


1 Le programme de traduction automatique que nous utilisons (voir Chapitre IV) offre la possibilité de personnaliser et mettre à jour les dictionnaires d'après ses besoins. Alliance 21, et maintenant Awele, personnalise les dictionnaires du programme depuis plus de dix ans et met les dictionnaires actualisés à la disposition des animateurs de forum si ceux-ci le souhaitent. Cependant, on peut avoir recours à tout autre logiciel de traduction, auquel cas, selon le logiciel, les combinaisons de langue peuvent être différentes et ne pas devoir obligatoirement inclure l’anglais.

IV. Utilisation d'un logiciel de traduction automatique (TA)

Awele a repris l'utilisation du logiciel de TA, Power Translator Pro®, utilisé précédemment pendant plusieurs années au sein d'Alliance 21. Ce logiciel d’aide à la traduction gère les traductions de et vers l’anglais (orthographe États-Unis) pour le français, l’espagnol, l’allemand, le portugais et l’italien. La version 7.0 propose également le japonais.

Ce logiciel a l’avantage de ne pas être trop cher, mais surtout d’offrir la possibilité d’enrichir les dictionnaires. Ainsi, au cours des années, nous avons enrichi les dictionnaires anglais-français, français-anglais, anglais-espagnol et espagnol-anglais, et un peu portugais-anglais avec les termes et les expressions que nous utilisons dans le cadre de nos travaux. Nous avons pu ainsi améliorer considérablement sa production « brute ».

Vous devriez pouvoir trouver Power Translator Pro® chez un bon revendeur de logiciels ou en le commandant sur interent.

Installez le programme de traduction et les dictionnaires mis à jour …

Il s’agit d’une installation classique de programme. Suivez simplement les instructions. Si vous n’avez pas beaucoup de mémoire dans votre disque dur, ne sélectionnez que les langues qui vous intéressent.

Une fois que vous avez installé le programme dans votre ordinateur, vous pourrez bénéficier du travail de plusieurs années de mise à jour des dictionnaires. Il faudra alors chercher sur le web les fichiers des dictionnaires, qui sont mis à jour régulièrement. Les instructions pour télécharger ces fichiers se trouvent ici.

En tant qu’animateur, il vous est vivement conseillé de vous inscrire à la liste de discussion entre utlisateurs des outils et des méthodes Awele. C’est sur cette liste que vous serez informé chaque fois que de nouvelles mises à jour des dictionnaires sont à votre disposition.

… puis choisissez votre mode de mise à jour …

A partir de cette base, vous pourrez, soit faire les mises à jour vous-même, soit continuer à bénéficier des mises à jour que nous faisons pour l’ensemble des animateurs des alliances citoyennes.

La première option vous permet d’affiner la terminologie qui vous intéresse plus particulièrement, selon vos besoins. Cela demandera, cependant, un certain investissement en temps.

La deuxième option vous permet de bénéficier des dictionnaires tels qu’ils sont personnalisés pour l’ensemble des animateurs. L’inconvénient, dans ce cas, est que les choix de traduction sont faits de façon à donner une traduction intelligible, mais pas forcément précise : le choix de traduction est celle qui peut convenir, en « compréhensibilité », à tous les domaines, sans pour autant être la meilleure traduction dans un domaine précis.

Ces deux options sont incompatibles. Si vous modifiez vous-même les dictionnaires et vous prenez ensuite les dernières mises à jour proposées pour l’ensemble des animateurs, vous « écraserez » vos fichiers et perdrez toutes vos propres modifications.

Le programme de traduction comporte, bien entendu, un mode d’emploi, et il est en fait très accessible. Une de ses caractéristiques est de vous donner la possibilité de réaliser vos traductions à l’intérieur de votre programme habituel de traitement de texte, ce qui vous permet ensuite de procéder aux révisions de la traduction brute en utilisant les outils d’édition auxquels vous êtes habitué.

Vous aurez à définir le « niveau de traduction »

Selon les ressources humaines et financières dont vous disposez, et en fonction du type de débat, vous devrez décider du « niveau de traduction » que vous fournirez. Concrètement, cela recouvre le degré de révision que vous effectuerez après la production brute du programme de TA.

Nous avons défini les niveaux suivants :

Niveau 0 :Traduction automatique brute, telle qu’elle est livrée par le programme de traduction.

- Avantage : rapidité de traduction (environ 135 mots / seconde selon votre SO).

- Inconvénient : quelques erreurs de traduction, de syntaxe et de grammaire

Le niveau 0 livre très rapidement une traduction d'ensemble qui permet de comprendre de quoi il s'agit (et de décider si tel ou tel document ou passage mérite, ou nécessite, une traduction de meilleure qualité).

Niveau 1 : Traduction corrigée uniquement pour les erreurs de traduction, mais laissant les erreurs de grammaire et de syntaxe.

- Avantage : une certaine rapidité de traduction (environ 100 mots / minute) sans risque de contresens.

- Inconvénient : lecture « lourde ».

Le niveau 1 est utile pour donner de l'information rapidement dans une autre langue. Il permet notamment aux destinataires de pouvoir réagir à un document dans des délais très brefs.

Niveau 2 : Traduction corrigée complètement, sans chercher à en adapter le style à la langue cible.

- Avantages : Aucun problème de lecture, résultat tout à fait correct et honnête.

- Inconvénients : Plus de temps de traduction (environ 30 mots / minute avec un peu de pratique), traduction un peu littérale.

Le niveau 2 offre une qualité de traduction correcte. Le résultat permet d'avoir à disposition des traductions, malgré tout assez rapidement et à un coût très raisonnable, pour circulation « interne ».

A titre de comparaison : Une traduction humaine, dont la qualité, dite « qualité de publication », reste irremplaçable, est réalisée à raison de 4 mots / minute, environ.

Pour les messages sur une liste de discussion, nous préconisons le niveau 1. Ceci présente plusieurs avantages : celui d’aller au plus vite, celui de « forcer » le lecteur à faire un effort de compréhension, et celui de « forcer » l’émetteur du message à écrire aussi clairement que possible.

Pour les synthèses des forums, les documents de travail internes et les fiches, nous préconisons le niveau 2. Cela prend plus de temps, mais permet une lecture plus aisée de ce qui constitue le corpus de travail.

Pour les documents « publics », c’est-à-dire, les documents publiés sur le site Web ou sous forme de dossier, livre, etc., nous préconisons le niveau traduction humaine. Vous pouvez utiliser la traduction brute (niveau 0) comme base de travail, mais vous devrez retravailler ce « premier jet » jusqu’à obtenir une traduction impeccable du point de vue de la langue cible.

Lorsque l’on fournit une traduction automatique, à moins que celle-ci soit révisée pour atteindre une qualité de traduction humaine, il est impératif d’en faire une mention explicite à la tête de la traduction avec une indication du degré de révision (par exemple, « Traduction automatique révisée uniquement pour en éliminer les contresens »).

V. Animation des forums – les fonctions

Avant toute chose, sachez que l’animation d’un forum se décline en plusieurs fonctions.

Dans l’idéal, une équipe a une personne pour chaque fonction, mais dans certains cas, une personne peut remplir plus d’une seule fonction.

Ces fonctions sont les suivantes (Ø obligatoires ; # fortement conseillées ; § conseillées ) :

Ø animation

C’est de toute évidence le rôle principal de l’animateur. Assimilable au président de séance dans une réunion physique, l’animateur du forum lance le débat, distribue la parole, pose des questions, et surveille les échéances. Dans le cas d’une équipe d’animation, ce rôle peut être partagé par toute l’équipe dans ses aspects relance, questions, et distribution de la parole,

mais il convient qu’une seule personne soit chargée de surveiller et de faire respecter les échéances définies dans le calendrier de travail.

Ce rôle est comparable à celui de la personne, dans une rencontre, un panel, une table ronde, qui surveille l’heure et assure que l’on couvre tous les sujets de discussion validés par tous. On appellera cette personne « animateur-en-chef ».

Ø animation en coulisses

Étant donné son importance, nous pointons cette fonction comme un rôle à part bien qu'en réalité elle fasse partie de l’animation de base, et qu’elle puisse, voire doive être partagée par tous les membres de l’Équipe d'animation. Elle consiste à contacter des participants ou des participants potentiels hors forum, par des messages privés, pour les encourager à contribuer au débat.

Ø inscriptions et gestion de l'interface web du programme de gestion de listes de diffusion (dans notre cas, « sympa », cf. chapitre II « … mettez en place les outils du forum »)

Inscriptions, désinscriptions, veille des adresses en erreur, cette fonction est indispensable. La personne qui en est chargée doit être aussi à même de publier les synthèses et autres éléments dont il a été décidé qu'ils figureraient sur le site (voir ci-dessous, "mise en place d'un site web collaboratif").

Ø modération

Que le forum soit modéré « à la source » ou « en cours » (voir chapitre VI), cette fonction est obligatoire. Il s’agit de faire respecter les règles de fonctionnement (cf. F Fonctionnement.txt, F Redaction.txt et, le cas échéant, F Traduction.txt) par tous les participants.

Ø traduction

Cette fonction est obligatoire lorsqu’il y a plus d’une langue de travail. Voir chapitre III pour les différentes options de traduction.

La personne qui assure cette fonction doit avoir un profil d’animateur bilingue / trilingue, plutôt que de traducteur. La traduction à peine révisée (niveau 1, voir chapitre IV) nécessite de faire des choix rapides en fonction des thèmes et des participants, ce qui requiert une forte implication dans le processus d’animation. Pour les « vrais » traducteurs il est difficile de s’accommoder d’une traduction imparfaite car ils sont formés pour donner de bonnes traductions.

# ou Ø rédaction de synthèses

Un forum électronique est souvent « ouvert », c’est-à-dire, de nouveaux participants peuvent se joindre au débat en cours de route. Pour que ces personnes puissent prendre rapidement connaissance de l’avancement du débat, il convient de mettre à disposition des synthèses des débats de façon régulière (hebdomadaires ou bimensuelles, ou hebdomadaires et mensuelles, par exemple, en fonction de la durée et du rythme du débat).

Dans le cas où vous impliquez la participation de personnes « non connectées » (voir chapitre VII) la rédaction-traduction et l’envoi des synthèses devient obligatoire, car ces dernières ne recevront pas les différents messages au quotidien, mais uniquement les synthèses.

Ces synthèses sont envoyées sur la liste mais devront figurer également dans une rubrique « synthèses » dans le site associé au forum, pour être rapidement accessibles.

Par ailleurs, les participants à un forum, quel qu’en soit sa durée, sont parfois très pris par leurs travaux quotidiens. Une synthèse leur permet de reprendre le débat sans devoir lire tous les messages qui leur ont échappé.

# mise en place d’un site web collaboratif

En plus de l'interface web habituellement attachée à un programme de gestion de listes de diffusion (cf. http://www.forums.alliance21.org/info/babel pour un exemple de celui fourni par « sympa »), nous recommandons d’obtenir les services d'un webmestre pour installer un site web de type collaboratif, tel que « spip ». Awele vous propose de vous mettre en place un site spip. N’importe quelle personne qui y est autorisée peut ajouter du contenu à ce type de site web en appliquant quelques étapes faciles sans avoir à apprendre de compétence spécifique à la publication sur internet (création de pages en html, par exemple). On peut diviser le site en sections par langue, chaque section par langue présentant les rubriques pertinentes : présentations des participants, les messages (ou juste leurs résumés) de contribution au débat, les synthèses du débat, les documents de référence, les conclusions, etc. Gardez à l’esprit que plus vous voudrez que votre site soit complet et complexe, plus cette partie du travail prendra du temps !

Les animateurs du forum pourront ainsi eux-mêmes remplir les différentes rubriques du contenu produit au fur et à mesure par le forum, offrant ainsi la possibilité aux participants de consulter le débat en naviguant dans un environnement clair, agréable et organisé. Ainsi, à la fin du débat, le processus dans son ensemble est déjà organisé et disponible au public.

# régulation

Il s’agit en réalité d’une des fonctions de la modération, valable dans le cas de modération à la source (voir chapitre VI). Nous la présentons comme une fonction à part, car elle est importante. Les messages à un forum arrivent souvent par « paquets ». Lorsqu’un participant reçoit beaucoup de messages d’un seul coup, il est fort probable qu’il n’aura pas le temps de les lire et n’aura pas très envie de le faire. Il convient alors, pour aider à un suivi par tous permettant un véritable échange, que le modérateur les diffuse, dans l’ordre de leur arrivée, à raison de 2 ou 3 messages / jour maximum.

§ vigie

Cette fonction est très utile dans certains cas de forum. Il s’agit de surveiller les événements pertinents au thème du débat et d’en informer le forum. Cette fonction peut être partagée entre participants qui se portent volontaires pour la remplir. Elle peut être une fonction « lourde » (recherches proactives systématiques) ou « légère » (information qui arrive) selon l’importance qu’elle représente pour votre débat.

Ces fonctions ne nécessitent pas une personne par fonction. Vous répartirez les fonctions selon le nombre de personnes qui composent votre équipe. Voici quelques repères :

En tenant compte de ce qui précède, et à titre d’exemple,

… si vous avez une équipe de deux personnes :

… vous pouvez également impliquer les participants …

Votre rôle, en tant qu'animateur, est d’assurer que toutes les fonctions soient explicitement attribuées à l’intérieur d’une équipe, en impliquant éventuellement des participants au forum.

Ceci qui suit devrait être évident, mais nous serons explicites là-dessus :

Tous les membres de l’Équipe d'animation doivent connaître et comprendre en profondeur les thèmes débattus. Si ce n'est pas le cas, cela doit être vrai pour au moins la personne qui se charge d'introduire, d’explorer et de conclure un thème, mais cela n’excuse pas tous les autres membres d’avoir une bonne compréhension du thème et de l’enjeu du débat.

VI. Animation des forums – le déroulement

Nous avons vu dans le chapitre précédent que l’animation est assurée par tous les membres de l’équipe d’animation, quelles que soient leurs fonctions précises. Tout cela étant clair pour toute l’équipe, vous pouvez procéder de la façon suivante.

Lancez rapidement le débat …

Dès que les premières inscriptions sont faites, procédez comme pour une réunion. Vous êtes « président de séance » : présentez-vous, rappelez brièvement l’objectif du forum et le calendrier (ordre du jour), et invitez le reste de l’équipe et tous les participants à se présenter. Vous devriez d’ailleurs établir comme règle explicite qu’avant toute intervention, un participant devra s’être préalablement présenté.

Le cas échéant, renvoyez un message au forum pour susciter les présentations de ceux qui ne réagissent pas très vite, mais limitez la période de présentations et lancez rapidement le débat.

Posez les premières questions et donnez un temps précis pour les débattre.

… rappelez les produits et les échéances

Vous avez déjà, lors de votre premier courrier et dans le « message de bienvenue », défini les produits du travail sur le forum et leurs échéances.

Il peut s’agir de préparer une réunion physique ou d’élaborer un document de propositions et un plan d'action dans le cadre de votre thème.

Une fois le travail commencé, il sera utile que vous rappeliez ces objectifs régulièrement. Pour les différents thèmes, vous pourrez faire appel à des participants ou animateurs de chantiers disposés à lancer et conclure les débats,

mais ce sera à vous de vous assurer que ces derniers avancent sur les échéances intermédiaires que vous aurez fixées ensemble.

Par exemple, il peut s'agir de lancer un débat sur la base d'un ou de plusieurs documents. Dans ce cas, vous pouvez demander des premières réactions à ces documents pour une date précise.

… pensez à reprendre, relancer, recentrer le débat, résumer

Le rôle de l’animation est de poser des questions, reprendre les questions restées sans réponse, chercher des consensus, chercher à faire avancer le débat, interpeller les personnes qui restent silencieuses, et fournir des synthèses périodiques des débats…

… à faire respecter les règles de fonctionnement …

Il s'agit ici d'un des aspects les plus importants, et peut-être le plus fastidieux, du rôle d’animation, celui de la modération :

faire en sorte que le débat soit lisible par tous

Pour cela, il faudra veiller à ce que les règles de fonctionnement diffusées lors des inscriptions (chapitre II, F Fonctionnement.txt) soient respectées.

… pour la structuration de l'échange …

L'objectif est de construire progressivement et de manière concertée l'information qui circulera par le forum, afin que les participants au forum puissent organiser et capitaliser les réflexions et les propositions.

Pour cela, n'hésitez pas à rappeler en particulier les règles concernant l'en-tête du message (titre, résumé), qui se révéleront essentielles pour la capitalisation ultérieure et la lisibilité globale du forum.

… mais aussi pour une lisibilité « primaire » …

Étant donné qu'une bonne part des personnes inscrites au forum pourront être plus ou moins des novices dans l'utilisation de ce support, les « infractions » aux règles risquent d'être nombreuses et fréquentes.

Parmi celles-ci, vous pourrez compter, en vrac, sur :

- le non respect des langues de travail

- des messages trop longs et/ou pas très clairs

- l'envoi de fichiers attachés

- des messages personnels à d'autres participants du forum

- des messages hors sujet

- des messages pleins de fautes d'orthographe, donc presque intraduisibles en TA

- des réponses à des messages qui renvoient, inutilement, l'intégralité du message auquel on répond…

…

et pour une lecture « interculturelle » …

Un des vos grands rôles est de faciliter la compréhension entre les participants. Pour cela, vous devez tenir compte de toutes les origines culturelles et sociales de l’ensemble des participants et encourager les participants à faire de même : ceci implique d’accompagner, par exemple, des références qui sont spécifiques à un pays, une classe sociale ou un milieu professionnel, d’explications qui les rendent accessible à tous.

… par une modération « en cours » ou « à la source »

La modération peut être pratiquée en cours ou à la source. Les programmes de forums électroniques présentent en général une option permettant de faire en sorte, soit que les messages soient publiés directement sur le forum ou qu’il soient d’abord « filtrés » par le modérateur. Dans le premier cas, la liste de discussion est configurée pour qu’un message rédigé par un participant arrive directement sur la liste. Ceci n’est possible que pour un forum en une seule langue. Dans le second, la liste est configurée pour qu’un message de participant arrive chez le modérateur. Dans les programmes de forums électroniques ordinaires le modérateur peut choisir de « valider » le message ou non. Dans le programme « sympa » proposé par Awele (cf. chapitre II, « … mettez en place les outils du forum »), le modérateur peut intervenir sur la mise en forme du message, le rendre lisible et vérifier que le contenu est approprié au débat en cours, puis le traduire avant de le publier sur la liste.

° modération en cours

Nous ne conseillons pas, a priori, ce mode de modération. Vous pouvez cependant le choisir pour une liste de travail très ponctuel avec un nombre limité de participants.

Dans ce cas, face à tous les problèmes cités plus haut, et d'autres encore aussi multiples que variés, vous avez un devoir pédagogique. Il vous appartient d'en­voyer des message aux auteurs pour leur signaler les problèmes et lui proposer des solutions. Ces messages seront généralement des message privés, discrets et diplomatiques, adressés aux auteurs. Cependant, vous pouvez parfois juger qu’un problème est partagé par un nombre suffisant de personnes pour justifier un message sur le forum le signalant.

° modération à la source

Ce mode, où les messages sont « filtrés » par la modération, garantit que tous les messages adressés au forum seront lisibles et pertinents.

Dans ce cas, les messages envoyés sur le forum arriveront d'abord dans votre boîte à lettres, où vous « validerez », on non, leur passage sur le forum. Ce mode permet également de remplir la fonction « régulation » décrite plus haut (chapitre V).

S'il y a un problème, vous devrez alors renvoyer le message à son auteur, lui expliquant ce qui ne va pas et lui demandant de corriger sa démarche. Dans certains cas, cet aller-retour ne sera pas nécessaire, et il vous suffira de corriger la forme avant d’envoyer le message sur le forum. Mais pour le moindre problème sur le contenu, n’agissez pas sans le consentement de l’auteur.

La modération à la source peut être perçue comme une forme de censure, et il est important que tout le monde comprenne exactement de quoi il s'agit. En aucun cas vous n'interviendrez sur le contenu des messages.

Quelle que soit la forme de modération appliquée, votre tâche pédagogique reste la même.

VII. Liens avec les « non connectés »

Il est fondamental de garder à l'esprit que le forum électronique n'est qu'un seul parmi de nombreux supports de communication dans une alliance citoyenne.

Les forums privilégient les personnes qui ont accès à internet, et parmi celles-ci, celles qui ont déjà une certaine pratique de ce type de travail.

Le risque évident est que les discussions et les débats deviennent le fait d'une poignée de personnes.

Vous devrez veiller à développer des relais sur d'autres formes de communi­cation et de débat : faire remonter les expériences sur le terrain, les ré­sul­tats de groupes de travail locaux, encourager à traduire les travaux (les synthèses, par exemple) dans les langues locales, voire sous des formes non écrites, créer des liens avec d'autres sites...

Pour cela, vous devez pouvoir compter sur ceux, parmi les inscrits au forum, qui sont membres de réseaux locaux. Encouragez-les (publiquement, sur le forum, ainsi que par des messages privés individuels) à partager les synthèses avec leurs réseaux lors de réunions informelles locales, et de faire part au forum de ce qui s’y est dit.

... le forum, le courrier, le fax

Les modalités pratiques des liens entre le forum, le courrier et le fax dépendront beaucoup de la nature du forum lui-même, de la réalité des réseaux représentés par les participants au forum, et d'autres facteurs.

Cependant, l'échange entre ces deux moyens – le forum électronique et la com­munication par papier – est indispensable pour élargir les débats, et pour sus­citer la plus large participation possible aux travaux parmi les personnes intéressées.

Les mêmes messages ou documents qui serviront à introduire les débats dans les forums pourront être diffusés aux personnes non connectées par fax ou par courrier.

... nécessitent un temps de réponse

Ces dernières devront disposer d'un temps de réponse en conséquence, une échéance, donc, qui sera la même pour le forum, afin que les choses ne se décident pas parmi les connectés avant même que les non connectés aient reçu leur courrier. Les unités de quinze jours que nous préconisons pour débattre d’un thème (voir chapitre II) tiennent compte de cet élément.

Toute synthèse que vous – ou la personne qui a présenté le débat – rédigerez sera diffusée à la fois sur le forum, par fax et par courrier.

... et le temps et les moyens de mise en oeuvre

Les liens entre le forum et le courrier/fax constituent une charge en temps et en moyens (photocopies, frais de courrier et de fax). Cette question doit être discutée avec votre équipe et il faut intégrer ses aspects financiers lors de la préparation d’un budget pour un « débat à distance ».

D'autres éléments à relier au travail sur le forum seront le site web, les réunions physiques, les lettres d'information, des recherches individuelles ou collectives, le travail sur le terrain, les échanges d'expériences, la communication non écrite (vous pouvez avoir une rubrique avec des vidéos courtes ou des documents sonores sur le site web associé), la communication externe (médias, événements artistiques). Vous pouvez et devez avoir ces possibilités à l'esprit.

VIII. Clés pour réussir votre forum

En fonction de tout ce qui est dit dans ce guide, voici les clés de la réussite de votre forum. Ils sont regroupés en deux catégories :

ressources humaines
Il faut pouvoir compter sur au moins deux personnes ! Un forum est avant tout une aventure humaine, et les échanges à l’intérieur d’une équipe d’animation aident à voir plus clair dans son déroulement.

ressources financières
Un forum demande des investissements. Sachez sur quelles ressources vous pouvez compter et déterminez les ambitions de votre forum en conséquence.

une définition précise du ou des objectif(s)
Le ou les objectifs doivent être clairs et connus de tous les participants. Si ces objectifs s’inscrivent dans un processus plus large, celui-ci doit être explicite également.

le choix d’une méthode pour atteindre ce ou ces objectif(s)
Ceci désigne le calendrier, le choix des thèmes, le style de modération (à la source ou en cours) et tout autre élément qui soit pertinent au regard de l’objectif ou des objectifs. L’élaboration d’un document par un groupe de travail international ne nécessite pas la même méthode que la préparation d’une petite rencontre nationale.

les moyens adaptés
Par moyens, nous désignons avant tout les outils. Même si nous préconisons une liste de diffusion par courrier électronique couplée avec un site web pour la plupart des forums, dans certains cas un site web peut ne pas s’avérer indispensable, par exemple.

 

préparation de la participation en amont du forum
La qualité du travail du forum va dépendre de la participation. Employez tous les moyens pour vous assurer qu’au départ du forum, la composition des participants reflète vos objectifs. Si vous voulez faire dialoguer des personnes de pays différents, ou de milieux différents, mobilisez des participants de tous les pays, ou de tous les milieux, de façon équilibrée et avant l’ouverture du forum. Si vous ouvrez les débats avec une composante très dominante par rapport aux autres, en espérant rééquilibrer plus tard, il sera très difficile, voire impossible, de réaliser ce rééquilibrage. Il faut pour cela, dans votre convocation, faire tout votre possible pour mobiliser les participants potentiels dans l’esprit du dialogue avec l’autre, car la tendance humaine naturelle est de dialoguer avec ceux qui vous ressemblent.

prise en compte du temps
Le temps doit être présent à votre esprit … tous les temps : votre temps, le temps du forum et de ses échéances, mais aussi le temps des participants, tel qu’ils le vivent là où ils se trouvent, dans leur vie et leurs charges quotidiennes.

flexibilité
Lorsque l’on ouvre les voies de communication, on ne peut pas prévoir exactement ce qui va se passer. Les participants sont souvent source de nouvelles idées, de directions inattendues. Vous devez rester flexible, tout en gardant l’œil sur vos objectifs, et être prêt à écouter et à intégrer, voire à formaliser l’inattendu.

imagination
Ce guide est une base, très élaborée, mais une base. Certains contextes peuvent demander d’imaginer de nouvelles formules.

cœur
Cœur à l’ouvrage, bien sûr, mais aussi une forte empathie. Il n’est pas facile de s’exprimer dans un contexte de forum électronique, et parfois des susceptibilités peuvent surgir et provoquer des malentendus. En tant qu’animateur, votre rôle est de faciliter la parole et pour cela vous devez pouvoir vous mettre à la place de l’autre. Votre implication sera de ce fait, dans une certaine mesure, affective.

IX. Responsabilités de l'animation – résumé

1. Techniques

a) établir et gérer la liste des participants, faire les inscriptions

b) diffuser les règles de fonctionnement

c) diffuser les règles de rédaction en vue de la TA

d) fournir des traductions automatiques des messages

e) publier les éléments importants du débat sur le site web associé

2. Animation

a) définir les produits et les échéances du forum

b) reprendre, relancer, recentrer le débat pour réaliser les produits

c) proposer des synthèses

d) s'assurer que les règles de fonctionnement sont suivies

3. Coordination entre le forum électronique et la communication par courrier/fax

X. Préparation, gestion et produits d’un forum en 21 étapes : check-list

(Il faut avancer de front sur les groupes I, II et III.)

I. Animation

II. Participants

III. Plate-forme technique

IV. Débat

Annexe : Fichiers à part fournis avec le guide

Voici le différents fichiers cités dans le guide. Vous pouvez télécharger le fichier .doc, et pour les fichiers .txt, vous serez envoyé sur une page web. Copiez le contenu de cette page, puis coller le soit dans un message, soit dans un fichier texte que vous mettrez à disposition dans la section "Documents partagés" de votre forum.