Vous trouverez ici le manuel Infotek décrivant toutes les opérations possibles avec cet outil. En complément, il existe aussi des tutoriels qui sont davantage orientés dans la réalisation d'une tâche spécifique.
Pour accéder à cet outil, il suffit de vous rendre à l'adresse https://infotek.awele.net/ où vous pourrez alors accéder à la partie privée et à la partie publique, selon que vous possédez ou non déjà un accès.
Tous les utilisateurs de cet outil sont invités à s'abonner au forum users disponible à l'adresse http://www.awele.net/forums/info/users afin de profiter de l'entraide. Vous pouvez aussi nous contacter à l'adresse info AT awele.net, en particulier si vous souhaitez avoir un accès de démonstration ou pour toute autre question.
Quelque soit l'opération que vous effectuez sur le système, certains concepts clefs s'appliquent uniformément partout, et vous pouvez avoir accès de la même façon à certaines fonctionnalités où que vous soyez.
Cette page explicite les notions de groupes de travail, communautés et droits d'accès. Elle décrit à la fois des fonctionnalités existantes et d'autres à venir ; ces dernières sont indiquées en italique.
Chaque initiative utilisant les outils est décrite dans les applications par un (ou plusieurs) groupe de travail. Le groupe de travail est l'entité qui possède des documents, des fiches, des listes, et d'autres objets dans la base. Le groupe de travail est le lieu du travail collaboratif. Un groupe de travail peut avoir un ou plusieurs groupes de travail descendants, qui eux-mêmes peuvent avoir des descendants, etc... Il n'y a pas de limites au nombre de descendants pour un groupe donné, ni à la profondeur de la descendance. Chaque groupe de travail n'a qu'un seul parent. L'intégralité d'une descendance en partant du groupe de travail le plus haut dans l'arborescence est appelée une communauté. La communauté a le nom du groupe de travail racine.
Chaque groupe de travail a un nom, une courte description, un texte introductif, un état et éventuellement un sigle, des dates d'ouverture et de clôture et des remarques. Tous ces champs sont multilingues.
Les groupes de travail peuvent être indexés selon tous les thésaurus disponibles et visibles. Ils peuvent aussi spécifier des groupes de travail connexes, qui seront donc des liaisons transversales aux liaisons de descendance.
Les groupes de travail peuvent posséder des ressources externes, comme les URLs des sites web en rapport avec leurs préoccupations.
Chaque groupe de travail peut spécifier ses langues de travail, celles qui sont obligatoires, et celles qui sont possibles : ce choix imposera que tous les objets possédés par ce groupe de travail aient des informations entrées dans les différentes langues obligatoires. Le choix des langues de travail se propage dans la descendance. Le groupe peut de même spécifier ce qui doit se passer si un contenu n'existe pas dans une langue demandée (par exemple via FromDB) : soit ne rien afficher, soit afficher à la place le contenu d'une autre langue par défaut, soit afficher un message générique expliquant l'absence de contenu dans la langue demandée, etc...
Un groupe de travail peut créer autant de thésaurus qu'il souhaite, qui seront visibles par les autres groupes de travail et communautés ou non.
Un groupe de travail peut choisir s'il est visible aux autres groupes de travail, en dehors de sa communauté. Ce choix se propage dans la descendance.
On peut spécifier différents droits sur chaque groupe de travail. Par défaut les droits se propagent dans la descendance : tout droit donné sur un groupe de travail A est implicitement donné sur tous les groupes de travail fils de A, sur les fils des fils de A, etc...
Le plus souvent, il suffit donc de donner un droit au groupe racine.
Chaque utilisateur peut voir les droits dont il dispose dans les différents groupes en se rendant dans la section «Paramètres personnels».
Il existe quatre droits différents :
Le droit d'administration sur un groupe de travail permet :
Sans ce droit on ne peut que consulter les différents objets (personnes, organismes, documents, fiches, etc...) présents dans la base, et pas les modifier.
Le droit de supervision sur un groupe de travail permet :
Ce droit est nécessaire pour pouvoir créer des tags FromDB.
Ce droit est nécessaire pour avoir accès à la section «Traductions» qui permet de traduire les pages web de l'application dans toutes les langues.
Une initiative doit décider, selon sa structuration, de combien de groupes de travail elle a besoin, et les créer.
Les animateurs de chaque groupe de travail doivent avoir le droit d'administration sur les groupes de travail concernés.
Un des responsables devra avoir le droit de supervision, typiquement sur le groupe de travail racine, pour pouvoir créer des nouveaux groupes de travail, des nouveaux thésaurus, etc...
Typiquement, pour l'ajout d'une nouvelle initiative dans les applications, il nous faut connaître le nom d'une personne et le nom du groupe de travail racine (par exemple le nom de l'initiative). Si ce n'est pas déjà le cas, la personne sera ajoutée dans l'annuaire. Le groupe de travail sera créé et les droits d'administration et de supervision seront donnés à la personne sur ce groupe.
Ainsi, à partir de ce moment, cette personne sera autonome pour pouvoir créer des nouveaux sous-groupes, créer des accès pour ses collaborateurs et leurs octroyer des droits sur les différents groupes.
L'accès personnel permet à toute personne présente dans l'annuaire d'accéder au système pour modifier ses propres informations.
Chaque personne dans l'annuaire pour laquelle l'accès individuel est autorisé (voir les données saisies pour chaque personne dans l'annuaire) peut se connecter à l'Infotèque en suivant la procédure décrite en page d'accueil. Si son adresse email est bien unique dans le système, et qu'elle n'a pas déjà un accès, elle recevra un courrier électronique avec son mot de passe qu'elle pourra ultérieurement changer dans la section Paramètres personnels.
Outre changer ses propres informations personnelles, elle pourra voir les autres informations présentes dans l'Infotek.
Une barre d'outils est constamment présente en bas de chaque page facilitant les opérations courantes.
En bas de chaque page un bandeau de couleur rose saumon est présent avec de nombreuses fonctionnalités facilitant la navigation dans l'Infotek.
Outre le triangle à gauche on trouve une boîte par section. En passant la souris sur chacun des éléments on ouvre un sous-menu qui s'affiche au-dessus.
Grâce au sous-menu présent au survol du triangle on peut accéder directement:
En cliquant sur le triangle on revient en haut de la page que l'on est en train de visualiser.
Pour chacun des 4 sections qui suivent on trouve dès le départ deux éléments dans les sous-menus:
Puis les différents sous-menus vont se remplir automatiquement en fonction des actions que vous allez mener dans l'Infotek, et vont perdurer durant toute votre session (jusqu'à la déconnexion).
Ainsi, dans chaque section, à chaque fois :
un nouvel élément sera présent dans le sous-menu de la section afin de pouvoir revenir directement au contenu en question.
Il sera affiché respectivement pour les 4 cas précédents :
Pour le codage des langues et de pays (notamment important lors d'une importation ou exportation) on utilise les normes ISO.
À savoir notamment :
S'il manque des langues ou des pays, merci de nous informer.
Un certain nombre de pages recèlent des informations supplémentaires qui sont présentes dans la page mais pas affichées par défaut.
Certains contenus, notamment dans des cases de tableau, ont le symbole » à leur droite : cela signifie que si vous passez votre souris sur le contenu (le texte ou la case du tableau) s'affichera au survol une boîte avec davantage d'informations.
Certains contenus sont présentés à leur gauche avec un petit triangle noir pointant à droite. Quand on passe la souris sur le texte, le fond devient bleu : c'est signe que l'on est en présence d'un contenu dépliable. Il suffit de cliquer sur le petit triangle ou n'importe où sur le texte pour voir apparaître un contenu juste en-dessous.
Le petit triangle pointe alors vers le bas.
On peut refermer cette section à tout moment en cliquant de nouveau sur le petit triangle.
De nombreuses pages disposent de liens rapides : un bloc sur fond vert reste présent en haut à droite de la page, où que vous soyiez.
En passant la souris sur ce bloc il s’élargit pour faire apparaître des liens faisant pointer dans la page en train d’être visualisée ; cela permet ainsi de naviguer rapidement dans la page.
Les listes permettent de regrouper des éléments d'une même section, pour les visualiser par exemple sur un site web.
Lorsqu'on travaille sur une liste on a accès à plusieurs outils (à compléter) :
Les recherches mémorisées permettent d'enregistrer le masque de saisie d'une recherche pour pouvoir relancer cette recherche ultérieurement. Elles sont disponibles pour la section annuaire et la section documents/fiches.
Elles sont accessibles via des liens en page d'accueil des sections où elles sont présentes, ainsi que dans le menu à gauche quand on se trouve dans les résultats d'une recherche. Elles sont aussi disponibles via la barre d'outils en bas, quand on passe la souris sans cliquer sur le triangle à gauche.
Pour créer une recherche mémorisée il suffit d'effectuer une recherche : dans la page des résultats, un bloc tout en haut permettra de créer la recherche mémorisée.
La page dédiée aux recherches mémorisées permet de voir toutes les recherches mémorisées que vous possédez (propriété individuelle pour le moment, qui deviendra collective à l'avenir), avec la possibilité de changer en place nom et description, de s'abonner ainsi que de : revenir dans le masque de recherche de nouveau rempli avec les critères de la recherche mémorisée choisie, relancer la recherche mémorisée pour obtenir les résultats à jour, et supprimer une recherche mémorisée.
L'infotek dispose d'un système intégré de démonstration, permettant de découvrir l'interface.
Les démonstrations sont disponibles en se rendant à l'adresse https://infotek.awele.net/demo=X en remplaçant X par le numéro de la démonstration qui vous intéresse (voir la liste plus bas).
Pendant la démonstration, il suffit de lire les instructions présentes dans la boîte sur fond blanc qui s'affiche en sur-impression. On peut déplacer la boîte n'importe où dans la page en la faisant glisser.
Cette démonstration montre briévement le changement de la présentation d'une personne par elle-même via son accès personnel.
L'infotek permet l'utilisation de plusieurs thesaurus pour indexer librement tous les éléments gérés par le système.
Chaque groupe de travail peut posséder autant de thesaurus qu'il souhaite, et décider qui peut voir les thesaurus en question. Les thesaurus sont multilingues : chaque élément en leur sein est traduit dans toutes les langues souhaitées et quand une indexation est faite avec un élément elle est faite pour toutes les traductions actuelles et futures de l'élément en question.
Il faut être superviseur dans un groupe de travail pour pouvoir un créer un. Seul un type de thesaurus est disponible pour le moment : les thesaurus plats correspondants à une liste d'éléments non ordonnés (ils seront affichés par ordre alphabétique dans la langue courante).
Chaque élément possède un code unique, non multilingue, particulièrement pratique lors des importations ou exportations, puis autant de nom que de langues dans lesquelles on souhaite le traduire.
On peut importer en masse des éléments dans un thesaurus déjà existant comme récupérer le contenu d'un thesaurus pour l'exporter dans un autre système : dans ce dernier cas on récupère tous les éléments dans toutes les langues où leur nom a été traduit.
Après toute recherche, ainsi que sur l'intégralité des éléments du système on peut visualiser des statistiques pour un thesaurus donné permettant de se rendre compte quels éléments du thesaurus sont le plus souvent utilisés pour l'indexation, avec combien d'éléments du thesaurus les contenus sont indexés, etc.
Les traductions des éléments du thesaurus ont lieu dans la section Traductions.
Les anciennes indexations sont en cours de transition sur ces nouveaux thesaurus.
Les formulaires à onglets permettent d'entrer aisément l'information multilingue.
Les informations entrées peuvent l'être le plus souvent en plusieurs langues. A terme, quasimment toutes les informations pourront être entrées dans autant de langues que l'on souhaite.
Pour le moment, seul français, anglais et espagnol sont possibles (sauf pour les fiches qui peuvent être entrées dans n'importe quelles langues, et les fichiers attachés aux documents qui sont étiquettés avec une langue). A terme, chaque communauté pourra choisir quelles sont les langues obligatoires et les langues autorisées. Dans un premier temps, les restrictions sur les 3 seules langues autorisées pour le moment seront levées, mais l'Infotek ne fonctionnera correctement qu'avec les langues d'europe de l'ouest et anglosaxonnes. Dans un deuxième temps toute restriction technique sera supprimée afin que n'importe quelle langue soit utilisable.
Pour pouvoir aisément éditer les formulaires avec des champs multilingues, après une première proposition avec des boutons qui ne paraît pas suffisamment satisfaisante, est proposée un mécanisme avec onglets, expliqué ci-dessous.
La partie du formulaire contenant des champs multilingues est affichée avec des onglets, un par langue.
Par défaut, sont affichés tous les onglets correspondants aux langues obligatoires, et l'onglet correspondant à la langue d'affichage actuelle des pages web est sélectionné par défaut.
En plus des onglets par langue, 3 autres onglets donnent accès à des fonctionnalités avancées :
Chaque onglet commande l'affichage d'un bloc d'information juste en dessous, contenant tous les champs du formulaire devant exister dans la langue précisée dans l'onglet.
Quand on passe dans un bloc d'informations le fond change de couleur pour montrer la portée de la langue en question.
Il est tout d'abord primordial de comprendre que les différentes opérations pratiquées avec les onglets n'ont PAS d'impact sur la base de données : les différentes actions ne vont faire qu'apparaître ou disparaître du contenu, sans conséquences dans la base de données. Les changements ne seront pris en compte que lors de l'appui sur le bouton d'envoi des données du formulaire.
En cliquant sur un onglet on fait apparaître ou disparaître le bloc d'informations dans la langue de l'onglet. On peut sélectionner simultanément autant d'onglets que l'on souhaite et faire donc apparaître autant de langues que l'on souhaite. L'onglet TOUT sélectionne tous les onglets, l'onglet RIEN déselectionne tous les onglets.
En passant la souris sur un onglet, le nom de la langue en entier apparaît en superposition. Si l'onglet n'était pas encore sélectionné, le bloc correspondant est affiché mais momentanément : dès que la souris s'écarte de l'onglet le bloc disparaît. Cela permet de comparer rapidement deux contenus.
Le dernier onglet offre un menu déroulant de toutes les langues possibles : c'est à dire toutes les langues autorisées dans le contexte courant, moins celles déjà présentes dans un onglet. Il suffit de sélectionner une langue pour faire apparaître un nouvel onglet et un nouveau bloc d'informations pour cette langue.
Pour supprimer une langue, il suffit de vider tous les champs du bloc d'informations de la langue en question, et après soumission du contenu du formulaire, si la langue n'est pas obligatoire dans le contexte courant, le contenu sera supprimé des bases de données.
Dans chaque bloc d'informations une croix en haut à droite du bloc permet de fermer le bloc : cela équivaut à cliquer sur l'onglet de la langue correspondante. Cela permet de faire rapidement disparaître (uniquement de l'affichage, pas de la base de données) un bloc, sans avoir besoin de remonter dans la page pour revenir aux onglets.
Après validation du formulaire, en cas d'erreur (langues obligatoires non remplies, ou tous les champs obligatoires non remplies pour une langue), on revient dans le formulaire avec les champs erronés affichés à côté d'un explicatif en rouge.
ATOM est le format officiel pour l'échange d'information en syndication ; c'est le successeur des différentes normes RSS. Voir l'entrée Wikipédia FR sur ATOM.
Il structure l'information qui est échangé entre deux sites, et via un logiciel spécialisé ou un service spécifique, permet d'être tenu au courant des nouveautés sans devoir explicitement se rendre à la source de l'information.
Il est prévu à terme que les applications génèrent un certain nombre de flux, principalement publics, pour permettre d'être tenu aisément au courant des nouveautés.
Un flux est généré pour les documents et un autre pour les fiches ; chaque flux regroupe tous les éléments récemment ajoutés ou modifiés.
L'URL du flux est : https://infotek.awele.net/d/news?id=1&last=100&public=FRE
À plusieurs endroits dans le système, il vous est demandé de choisir un certain nombre d'éléments parmi une liste, typiquement une liste de mots-clefs. Un système avancé de choix a été mis en place pour assurer une bonne ergonomie.
3 éléments sont présentés en colonne:
Pour sélectionner un élément (le faire passer de la liste de gauche à la liste de droite), vous pouvez :
Vous pouvez faire de même dans l'autre sens, avec le double clic ou le bouton représentant une flèche vers la gauche.
Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs éléments d'un coup, que ce soit dans la liste de gauche ou celle de droite :
Une fois la sélection établie, il vous suffit d'utiliser les boutons du milieu pour faire passer votre sélection du côté qui vous intéresse.
Le système assure que quoi qu'il arrive vous ne dépassiez pas le nombre total de choix possibles : vous pouvez sélectionner davantage d'éléments, mais seuls les premiers seront ajoutés jusqu'à concurrence du nombre total autorisé.
Les doublons ne sont pas possibles dans la liste des éléments sélectionnés (à droite).
Les étiquettes sont un moyen souple d'identifier les documents, selon des critères personnels, afin de s'organiser, et ultérieurement pour faciliter la création de listes, l'élaboration d'un thésaurus commun, ou l'auto-indexation par exemple.
C'est ce qu'on appelle la folksonomie ou classification du peuple (http://fr.wikipedia.org/wiki/Folksonomie), mouvement qui s'oppose aux thesaurus figés et réalisés en comité restreint dans une dynamique type «top-down».
Une étiquette est un mot-clef, neutre linguistiquement, propre à une personne et choisie totalement librement. On peut apposer une étiquette sur n'importe quel document (et plus tard, fiche, personne, groupe de travail, liste, etc...), et les étiquettes sont personnelles et visibles uniquement par son propriétaire (plusieurs choix de visibilité seront proposés ultérieurement). On peut associer à chaque étiquette un commentaire dans sa langue (la langue de l'interface). Le système enregistre aussi le moment où l'étiquette a été créée.
Chacun peut donc, au fur et à mesure de ses envies et besoins, se créer son mini-thésaurus personnel, totalement librement. Ultérieurement, il sera possible de faire des recherches en se basant sur ses étiquettes, comme on peut imaginer avoir des listes dynamiques basées sur ces étiquettes comme celles basées sur des requêtes nommées, et donc une exportation via FromDB.
Les étiquettes sont sensibles à la casse, peuvent être aussi longues qu'on le souhaite (mais le concept est idéalement prévu pour des éléments courts, typiquement un «mot») et avec n'importe quels caractères. Elles forment un ensemble non ordonné (mais elles sont présentées généralement dans l'ordre alphabétique du mot-clef) et sans hierarchie/arborescence/interdépendances.
Actuellement, les étiquettes ne sont disponibles que pour les documents (pas les fiches, ni les autres objets dans la base). Le système actuel est un début de démonstration, et pourra être trivialement étendu ultérieurement.
Chaque utilisateur ne voit et ne peut manipuler que ses propres étiquettes, pas celles des autres. En accès public, aucune étiquette n'est visible.
Les étiquettes apparaissent à 5 endroits :
Ces 4 aspects sont détaillés ci-dessous. La couleur marron est systématiquement utilisée lorsqu'il y a des étiquettes, et donc permet de les retrouver aisément de pages en pages.
Dans la page d'accueil on affiche le «nuage d'étiquettes» : si l'utilisateur connecté a créé des étiquettes et les a affecté à des documents un bloc marron liste toutes les étiquettes avec une taille de police à l'écran proportionnelle à la fréquence d'utilisation d'une étiquette donnée. D'un seul coup d'oeil on peut voir donc quelles sont les étiquettes utilisées sur les documents, et leurs proportions respectives.
Dans les résultats d'une recherche, sur chaque ligne représentant un document, si des étiquettes sont présentes pour ce document, un rond marron est affiché en-dessous du titre. En passant la souris sur le rond, la liste des étiquettes va apparaître.
Quand on modifie les propriétés d'un document, si des étiquettes lui sont déjà associées, elles sont visibles in extenso en haut, sur fond marron.
D'autre part, dans tous les cas de figure, la section «Modifier les informations générales et les étiquettes» comporte trois éléments pour intéragir avec les étiquettes :
Pour les trois actions, après transmission au serveur, on revient sur la page d'édition des propriétés du document. On peut ainsi voir immédiatement la nouvelle liste d'étiquettes liées au document.
Quand on visualise les détails d'un document, si des étiquettes sont présentes, elles sont affichées in extenso entre le résumé et la liste des auteurs.
Via ce lien on accède à une page donnant la liste de toutes les étiquettes qu'on possède. On peut y créer de nouvelles étiquettes qui ne seront alors liées à aucun objet. On peut aussi détruire les étiquettes qui ne sont plus utilisées.
On peut aussi changer le nom et la description de chaque étiquette en édition sur place.
On peut voir le nombre d'éléments utilisant chaque étiquette, et voir ces éléments via des liens.
Un certain nombre de contenus sont modifiables directement dans la page où ils se trouvent.
Un certain nombre de contenus (par exemple les titres ou descriptions des recherches mémorisées, ou bien les noms et code des élément d’un thesaurus) sont modifiables directement dans la page où ils sont visualisables, sans passer par un formulaire : c’est ce qu’on appelle l’édition en place.
Dans une page, en passant la souris sur les contenus, parfois le pointeur de la souris se transformera en croix avec un contenu qui se voit affublé d’une barre au-dessus et en-dessous : cela signifie que ce contenu est modifiable instantanément en place.
Il suffit pour cela de double cliquer sur le contenu (son texte) en question : le texte cède alors la place à un champ texte, pre-rempli avec la valeur actuelle, que vous pouvez modifier à votre guise. Il suffit d’appuyer sur la touche Entrée pour soumettre votre modification qui sera instantanément prise en compte avec la page qui affichera le nouveau contenu. Pendant la mise à jour un cercle tournant s’affichera à côté du contenu pour vous indiquer que l’envoi est en cours.
Un certain nombre de vérifications automatiques sont exécutées, chaque semaine, sur les données stockées dans l'Infotek.
Ces vérifications entraînent la création d'un message lisible dans la section «Messages» de l'Infotek.
Toutes les adresses email présentes dans l'annuaire sont vérifiées, afin d'assurer une bonne qualité des données stockées.
En toute généralité, il n'est pas possible de s'assurer de la validité d'une adresse email sans envoyer un courrier et attendre une semaine au cas où il y aurait des retours.
La vérification opérée est donc la meilleure vérification possible sans envoi de courrier. Il est à noter que ses résultats ne sont valables qu'au moment où ils sont calculés (la date est présente dans la page), et que quelques minutes plus tard, la même vérification pourrait donner des résultats différents.
Il y a trois niveaux d'erreurs possibles, selon le test qui a échoué:
Ces trois cas de figure sont détaillés ci-dessous.
Une adresse email doit respecter un certain format, spécifié par un standard, qui s'appelle le RFC 822 (ou RFC 2822 dans sa version plus récente). Si une adresse email ne respecte pas ce format elle n'a aucune chance de fonctionner, et c'est donc le premier test effectué. Comme il est définitif (pas de possibilité de faux positif), il a la couleur rouge, pour bien noter qu'une adresse ayant échouée ce résultat est nécessairement mauvaise.
Pour chaque adresse email, on regarde la partie à droite du @, partie qui s'appelle le fqdn pour Fully Qualified Domain Name ou nom de domaine en simplifié et en français.
On effectue alors deux tests avec ce fqdn:
Voici ci-dessous les détails.
On vérifie dans les tables mondiales que ce domaine existe bien. En effet si l'adresse email est sur un domaine qui n'existe pas, il est peu probable qu'on puisse y joindre quelqu'un ! Cependant un domaine peut être créé et exister juste après le test, donc les résultats de ce test sont volatiles (exécutés à deux moments différents ils peuvent donner des résultats différents, par opposition au test RFC 822 qui lui donnera toujours le même résultat pour la même adresse).
Pour pouvoir recevoir du courrier sur un domaine précis, il faut que ce domaine ait ce qu'on appelle un Mail eXchanger, soit MX en résumé. C'est un serveur qui va réceptionner les courriers envoyés à l'adresse en question. On vérifie donc que pour le domaine en question il existe bien au moins un tel serveur, sans quoi il est vain d'espérer pouvoir envoyer un courrier. Comme le test précédent, le résultat ici est volatile, car le serveur peut être déclaré juste après le test.
Les tests fqdn et mx impliquent d'interroger des serveurs mondiaux, via ce qu'on appelle le DNS. Ces appels ne sont pas garantis, et on peut ne pas avoir de réponses. C'est un problème intermittent
Pour les erreurs rouge (RFC 822), il faut corriger l'adresse, elle est nécessairement fausse. Pour les autres erreurs (mx,fqdn, problèmes intermittents DNS), une seule vérification ne permet pas de se prononcer. Il faut attendre sur la durée : si une adresse email est en erreur mx ou fqdn pendant plusieurs semaines, il est alors probable qu'elle est définitivement incorrecte, il faudra donc la corriger. Si une adresse email est en erreur mx/fqdn une fois lors d'une vérification, et plus après, c'est que le problème a été corrigé, et que l'adresse email est donc bonne. Les erreurs de type problème intermittent DNS devraient être rares, voire inexistantes.
L'infotek est subdivisée en plusiers sections, selon les travaux à mener. Les différentes sections se retrouvent en permanence dans le bandeau à gauche. Un lien est systématiquement présent sur le nom de chaque section qui mène vers la page d'accueil de la section. Dans une section donnée, selon ce que vous êtes en train de faire, certains liens contextuels supplémentaires apparaîtront dans le bandeau de gauche.
Selon vos droits d'accès (choisis par le superviseur de votre groupe de travail), certaines section ne seront pas visibles, ou les fonctionnalités seront limitées.
La suite de ce manuel présente les sections dans leur ordre d'apparition du haut vers le bas dans le bandeau à gauche, si vous avez accès à toutes les sections.
Dans cette section vous pourrez :
Dans cette section vous pourrez consulter les messages générés automatiquement par l'application, comme ceux relatifs aux vérifications faites régulièrement. Les messages sont détruits automatiquement au bout d'un certain temps.
Section Annuaire (à compléter)
La présentation et les observations sont des champs multilingues : ils peuvent être saisis dans autant de langues que l'on souhaite avec le formulaire de saisie de langues par onglet.
Dans les résultats d'une recherche, en passant la souris dans la case contenant le nom, apparaîtra en surimpression un bloc sur fond blanc contenant la présentation de l'utilisateur en question dans la langue actuelle de l'interface.
Des liens sont ajoutés automatiquement sur : l'organisme, le sigle, la ville, le code postal, et le pays. Ils permettent de lancer des nouvelles recherches sur l'élément cliqué (toutes les personnes avec tel organisme, tel sigle, dans telle ville, etc.)
Cette section permet d'interagir sur les différents groupes de travail. Elle nécessite de posséder le droit d'administration sur les groupes que l'on souhaite pouvoir modifier.
La page d'accueil est coupée en deux :
Une fois qu'on sélectionne dans la première partie un groupe, on arrive sur une nouvelle page.
Cette page regroupe toutes les informations et outils nécessaires pour travailler sur le groupe de travail concerné.
On trouve en premier lieu les différents éléments :
On trouve tout en bas de la page la liste des listes annuaire et des listes documents/fiches dont ce groupe de travail est propriétaire. On trouve aussi la liste des thesaurus possédés par ce groupe.
Au milieu on trouve un lien qui permet de modifier les informations générales de ce groupe. On peut aussi spécifier les groupes connexes au groupe en cours d'édition
Dans cette nouvelle page on peut spécifier, d'une part toutes les informations multilingues de ce groupe de travail, d'autre part sa date d'ouverture et éventuellement de fermeture ainsi que son état (archive, en gestation, actif, autre).
Les informations multilingues sont :
Elles sont présentées avec des onglets.
Les langues autorisées et obligatoires se configurent dans les groupes parents du groupe de travail en cours de modification. Pour le moment le réglage n'est pas disponible en ligne : par défaut toutes les langues sont autorisées, et le français, l'anglais, et l'espagnol sont obligatoires.
Après envoi du formulaire on revient sur la même page en cas d'erreurs et sinon sur la page précédente.
Section Documents / Fiches (à compléter)
Les auteurs peuvent être renseignés librement : nom, prenom, organisme, contact et source.
Ils peuvent être aussi choisis dans l'annuaire.
Dans les résultats d'une recherche, sous le tableau des résultats, des contenus supplémentaires dépliables sont disponibles :
La médiathèque permet de gérer les documents non textuels, comme les images. Son ouverture est prévue prochainement.
Cette section permet de modifier les droits d'accès aux applications. Elle nécessite le droit supervision sur au moins un groupe de travail
La page d'accueil est découpée en quatre parties :
Créer un nouvel accès permet de donner un nom d'utilisateur et un mot de passe à toute personne déjà dans l'annuaire.
Il faut dans un premier temps chercher la personne concernée via le formulaire, qui va renvoyer la liste des 10 premières personnes correspondantes aux critères choisis.
Il suffit alors de cliquer sur la personne concernée (ou de refaire la recherche si la personne souhaitée n'est pas dans la liste, une fois qu'on a bien vérifé qu'elle est effectivement déjà dans l'annuaire), pour ouvrir la deuxième partie du formulaire où l'on renseignera le nom d'utilisateur et le mot de passe.
On peut modifier les droits, soit pour un groupe donné, soit pour un utilisateur donné.
La liste des personnes ayant un nom d'utilisateur et un mot de passe est affichée avec leurs droits sur le groupe de travail sélectionné. Une astérisque est présente si le droit est obtenu par propagation du droit en question sur un groupe parent vers le groupe sélectionné.
La liste des groupes de travail sur lesquels on possède le droit de supervision est présente avec pour chacun les droits possédés par l'utilisateur sélectionné à l'étape précédente.
On peut créer un groupe descendant de n'importe quel groupe que l'on supervise.
On peut créer de nouveaux thesaurus pour un groupe que l'on supervise. On peut modifier après coup son contenu. On ne peut détruire un thesaurus que s'il ne contient plus aucun élément.
Cette section n'est visible qu'aux webmasters (utilisateurs ayant le droit d'accès «web»)
Un plugin SPIP est disponible (pour les versions SPIP à partir de la 1.9) qui permet d'activer la fonctionnalité FromDB sur l'intégralité d'un site web sans avoir à modifier les squelettes.
Cette section permet de traduire les différents éléments de l'interface des applications. Elle nécessite le droit de traduction sur au moins un groupe de travail.
Les traductions sont pour le moment soumises à deux restrictions :
La page d'accueil propose 4 sections : la traduction des pages web, la traduction des variables, la traduction des éléments des thesaurus que l'on gère et un paragraphe sur la langue temporaire de session. Cette langue temporaire est évoquée plus bas.
Des barres de progression pour chaque langue permette de savoir d'un coup d'oeil si les traductions sont à jour ou non.
La page d'accueil de cette sous-section permet de voir sous forme de tableau, l'intégralité des pages HTML à traduire, avec toutes les langues dans lesquelles il existe une traduction, et une information sur la mise à jour.
Un menu déroulant permet d'ajouter une langue dans le tableau pour commencer les traductions dans une nouvelle langue.
Pour les traductions non à jour (en vert) un lien permet d'arriver sur une nouvelle page présentant les éléments à traduire : à gauche, la version initiale (française), à droite la version traduite, et complétement à droite la mémoire des traductions, c'est à dire des propositions de traduction basées sur les versions précédentes de ce même fichier, les traductions des autres fichiers dans la même section, et enfin les traductions des autres fichiers dans les autres sections. Le double click sur une proposition en copie le contenu dans le champ à traduire.
La traduction des intitulés des boutons de validation des formulaires n'est pas possible pour le moment.
Il faut dans un premier temps enregistrer les modifications sans valider définitivement. Puis vérifier dans le détail que la nouvelle page traduite fonctionne correctement, grâce au positionnement de la langue temporaire (voir plus bas). Puis seulement valider la traduction, après quoi la modification n'est plus possible.
Un certain nombre de contenus ne sont pas présents dans les pages web tels quels mais doivent être cependant être traduits. Ils sont regroupés ici sous forme de collections. Il suffit de choisir une langue de traduction et de remplir le formulaire qui apparaît dans la page suivante.
Sont accessibles à la traduction tous les thesaurus possédés par des groupes de travail où vous avez le droit de supervision. Chaque élément des thesaurus peuvent être traduits dans tous les langues souhaitées via une interface similaire à celle de la section précédente.
Tant qu'une traduction n'est pas validée, elle n'est pas visible par les utilisateurs. Elle est uniquement visible aux traducteurs s'ils spécifient une langue temporaire.
Ce choix s'effectue sur la page d'accueil de la section traductions. Le menu déroulant affiche la liste des langues pour lesquelles il existe actuellement au moins une traduction non validée. Il faut sélectionner la langue souhaitée, après quoi pendant la session (donc jusqu'à ce qu'on se déconnecte) les pages traduites (non validées) s'afficheront automatiquement dans la langue temporaire choisie.
Cela permet donc de vérifier que les applications continuent de fonctionner avec les traductions.
Une fois cette vérification faite on peut repartir dans la traduction de la page, pour cette fois la valider définitivement. A ce moment là la traduction devient visible par tous les utilisateurs.
Les 3 langues de l'annuaire sont prises en compte pour les utilisateurs, dans l'ordre, avec un basculement sur le français si aucune traduction à jour n'est trouvée. L'affichage des pages traduites ne se fait que si l'utilisateur l'a demandé dans ses préférences personnelles (section «Paramètre personnel»), et ce réglage est désactivé par défaut.
L'outil infotek continue d'évoluer. De nouvelles fonctionnalités sont prévues et apparaissent régulièrement, environ tous les deux mois. Elles sont annoncées dans le forum news.
Pour s'y retrouver chaque nouvelle version a un numéro constitué de l'année de sortie, et d'un compteur qui commence à 1 pour la première version dans l'année donnée, et qui augmente pour les versions ultérieures, tout en repartant de 1 quand on change d'année.
Un certain nombre de développements sont déjà prévus et seront progressivement réalisés pour incorporer de nouvelles fonctionnalités à l'outil Infotek. On trouvera dans le tableau ci-dessous les grandes pistes que l'on a décidé de suivre.
| Fonctionnalité | Situation actuelle | Situation future |
| Données (langues) | Limitées aux langues anglosaxonnes et d'europe de l'ouest | Toutes les langues seront supportées |
| Visibilité des données annuaire | Totalement public et partagé | Possibilité d'avoir des données complétement privées |
| Modifications dans l'annuaire | Réservé aux administrateurs | Ouvert à chaque personne pour ses données propres |
| Propriété collective | Organisation de l'Alliance : pôles/thèmes/chantiers | Organisation libre : communautés & groupes de travail |
| Forums | Utilisation d'un outil externe tiers (Sympa) | Gérés dans les applications, en relation avec l'annuaire |
| Contenu données annuaire | Un seul email, une seule présentation | Plusieurs emails, plusieurs présentations (multilinguisme + spécifique à tel ou tel goupe de travail), ajout d'une URL |
| Organismes | Stockés dans l'annuaire, avec les personnes | Mieux séparés, avec meilleures liaisons entre organismes et personnes |
| Thesaurus & Indexation | Thesaurus de l'alliance | Liberté totale quant à la création et l'utilisation de nouveaux thesaurus, indexation transversale sur toutes les données |
| Liens avec SPIP (ou autre CMS) | Exportation des données | Exportation des auteurs et mots-clefs, en plus des données |
| Gestion des documents non textuels | Gestion des images et des vidéos, au moins | |
| Internationalisation des applications | Pages en français uniquement | Pages en français, anglais, espagnol et autres langues avec aide des utilisateurs |
| Liaisons sémantiques | Pouvoir lier les différents objets stockés dans la base entre eux, et exporter cette information | |
| Folksonomie | Permettre des étiquettes libres et personnelles sur tous les objets |