Documentation Awele Partager pour récolter

Le lieu de réunion est l'adresse du forum, à laquelle vous inviterez les partici­pants à s'inscrire.

Donnez-vous du temps …

Comme pour toute réunion, vous devez établir un calendrier en amont de son ouverture. Avant de contacter les participants potentiels, vous devez avoir défini les objectifs précis du forum (par exemple, discussion d’un document préliminaire en vue de la préparation d’une rencontre ou élaboration collective d’un texte). Si vous mettez en place un groupe du travail, il faut également que son but et ses objectifs soient clairs. Le cas échéant, dégagez les différents thèmes que vous aurez à débattre. Vous devez enfin déterminer un calendrier.

Établissez ce dernier sur le mode « rétroplanning » en partant de ou des échéances précises. Voici quelques indications de référence :

• Prévoyez d’arrêter le forum de discussion au moins un mois avant la dernière échéance. Qu’il s’agisse de préparer une rencontre ou d’élaborer un document, il faudra du temps pour tirer les éléments du débat qui intéressent votre objectif.

• Pour la phase de débat, si vous en avez le temps, comptez au minimum quinze jours (davantage, si possible) pour lancer, débattre et conclure sur une thème précis. Si vous avez plusieurs thèmes à débattre, mais vous ne disposez pas de quinze jours par thème, limitez néanmoins les débats à deux thèmes (simultanément) par quinze jours. Vous pouvez distinguer les débats simultanés en ajoutant un [tag] dans la ligne « Objet », permettant ainsi aux participants de savoir aisément à quel thème se rapporte le message.

N’oubliez pas que le plus souvent les participants s’impliquent dans un débat en dehors de leurs activités habituelles. En quinze jours, les par­ti­ci­pants ont à peine le temps d’intervenir et de répondre aux interven­tions des autres. Pour vous aider à organiser votre temps, prenez quinze jours de forum comme l’équivalent d’une heure de discussion autour d’une table.
Vous pouvez également faire débattre plusieurs thèmes en même temps sur une période bien plus longue. Cela demande, cependant, plus de temps d’intervention par le modérateur, qui devra s’assurer que les participants pourront suivre les différents débats avec un maximum de clarté. Il est plus facile de traiter des thèmes successivement qu’en même temps.

• Prévoyez, en ouverture du débat, une période (quinze jours à trois semaines, selon le nombre de participants et la durée du forum) de « tour de table » des participants : présentations, activités, intérêt à la discussion. Il est plus facile de s’exprimer à distance quand on sait à qui on s’adresse.

• Avant l’ouverture du débat, les participants devront prendre connaissance du ou des documents mis en discussion. Assurez-vous qu’ils en auront le temps.

• Estimez le temps qu’il vous faudra pour convoquer les participants potentiels et obtenir leur adhésion.

• Prenez en compte le temps de préparation du ou des documents de lan­cement du débat et la lettre de convocation à débattre, et de leurs traductions.

• Prenez en compte le temps qu’il vous faut pour mettre en place les outils nécessaires au forum.

… mettez en place les outils du forum

Au minimum, vous avez besoin d’un programme de gestion de listes de diffusion. Il en existe bon nombre, disponibles sur Internet. Ces programmes vous permettent d’ouvrir des listes de diffusion et d’y inscrire ou d’en désinscrire les participants. Ils doivent prévoir un moyen pour annoncer les informations essentielles sur votre forum : l’objectif, les produits et les échéances du forum, les langues de travail, les règles générales de fonctionnement du forum.

Nous préconisons de coupler cette liste avec un site web propre au débat, ou avec une section précise dans un site web existant, où l’on pourra publier les éléments qui suivent, si possible dans des sections par langue :

au minimum :

• le ou les documents de lancement du débat

• le calendrier de travail (pour une réunion ce serait l’ordre du jour)

• les modalités d’inscription à la liste de discussion

• les archives de tous les messages envoyés à la liste

en option :

• un formulaire de présentation des participants au débat

• les présentations des participants au débat

• les synthèses des débats

• les fiches d’expérience pertinentes pour le débat

• le ou les documents en contribution au débat

• des liens vers d’autres sites en rapport avec le débat

• etc.

Awele peut mettre à votre disposition le programme de gestion de forums « sympa » et propose de vous former pour l’utiliser. Cela permet à tous les « débats à distance » d’être regroupés sur le même site web, avec leurs archives et documents de débat.

Exemples de forums regroupés selon le nom de domaine :

http://www.forums.alliance21.org//lists

http://www.forums.socioeco.org//lists

… identifiez les participants potentiels

Les participants pourraient être :

• les personnes dans votre Annuaire Awele siitué dans l'Infotek ayant manifesté leur intérêt pour le thème de votre débat

• autres personnes intéressées (relations, partenaires, autres réseaux…)

• ...

Nous préconisons fortement de ne PAS inscrire des participants à votre liste sans les avoir préalablement invités et reçu leur réponse favorable.

Cela est contraire à la « nétiquette », et ajouter des personnes sans leur accord préalable aura dans la plupart des cas comme résultat :

• bon nombre de personnes qui resteront sur la liste mais qui ne participeront jamais

• un certain nombre de personnes fâchées qui exigeront que vous les retiriez de la liste, ajoutant de la gestion supplémentaire à votre temps

• un certain nombre d’adresses électroniques qui ne sont plus en état de fonctionnement

Si vous limitez votre liste aux personnes qui ont déclaré leur intérêt à participer, vous augmenterez de beaucoup vos chances d’avoir des débats fructueux.

… envoyez un premier courrier d’invitation à participer au débat

Ce courrier doit présenter

• le but du forum : l’objectif (réunion, élaboration d’un document), le thème général et éventuellement les sous-thème

• les produits (documents…) attendus et les échéances

Il doit demander de dire si l’on est intéressé à participer et de préciser

• le cas échéant, le(s) sous-thème qui les intéresse(nt)

• lesquelles, surtout parmi le français, l'anglais et l'espagnol (cf. chapitre III sur les langues de travail), sont leurs langues de lecture et de rédaction

Vous pourrez envoyer cette invitation par courrier électronique à toutes les personnes possédant une adresse électronique. Dans ce cas, ouvrez le fichier .txt, personnalisez-le, et copiez-le directement dans le champ « message » de votre message.

Dans l’état actuel de la communication par courrier électronique, la gestion des messages enrichis (html, rtf, puces automatiques, couleurs, etc.) n’est pas toujours compatible entre correspondants. Dans vos courriers électroniques, utilisez toujours uniquement le format « texte seul ».

Vous pouvez également informer et inviter des personnes qui ne possèdent pas de courrier électronique à participer au groupe de travail par une forme de relais (voir chapitre VII). Dans ce cas, ouvrez le fichier .doc, personnalisez-le et envoyez-le par fax ou par courrier ordinaire.

F Invitation-f.doc

F Invitation-f.txt

Cette lettre d'invitation n’est qu’indicative ; elle sert principalement à ne pas oublier les différents éléments du courrier. Vous devrez la personnaliser en fonction des choix que vous avez faits.

… procédez aux inscriptions

Inscrivez toutes les personnes qui ont répondu favorablement à votre courrier. Pour cela, reportez-vous aux commandes spécifiques au programme de gestion de liste que vous utilisez, ou au Manuel technique des forums citoyens si vous utilisez l’environnement « sympa » proposé par Awele.

Si les inscriptions au forum restent ouvertes, les demandes d’inscription vous seront adressées au fur et à mesure.

… et publiez dans votre site web, pour référence, les règles du forum plus détaillées qui suivent

Le fichier « Traduction » n’est utile que pour les forums qui utilisent plus d’une langue. Reportez-vous au chapitre III.

F Fonctionnement.txt

- Règles générales de fonctionnement : ce fichier est à personnaliser, mais à garder dans l’ensemble.

F Redaction.txt

- Mise en forme et codage du message : ce fichier est à personnaliser. Il décrit la mise en forme la plus complète. Vous pouvez choisir de ne pas en utiliser tous les éléments.

F Traduction.txt

- Conseils de rédaction en vue de traduction automatique : ce fichier est à personnaliser, mais très peu.