Documentation Awele Partager pour récolter

Avant toute chose, sachez que l’animation d’un forum se décline en plusieurs fonctions.

Dans l’idéal, une équipe a une personne pour chaque fonction, mais dans certains cas, une personne peut remplir plus d’une seule fonction.

Ces fonctions sont les suivantes (Ø obligatoires ; # fortement conseillées ; § conseillées ) :

Ø animation

C’est de toute évidence le rôle principal de l’animateur. Assimilable au président de séance dans une réunion physique, l’animateur du forum lance le débat, distribue la parole, pose des questions, et surveille les échéances. Dans le cas d’une équipe d’animation, ce rôle peut être partagé par toute l’équipe dans ses aspects relance, questions, et distribution de la parole,

mais il convient qu’une seule personne soit chargée de surveiller et de faire respecter les échéances définies dans le calendrier de travail.

Ce rôle est comparable à celui de la personne, dans une rencontre, un panel, une table ronde, qui surveille l’heure et assure que l’on couvre tous les sujets de discussion validés par tous. On appellera cette personne « animateur-en-chef ».

Ø animation en coulisses

Étant donné son importance, nous pointons cette fonction comme un rôle à part bien qu'en réalité elle fasse partie de l’animation de base, et qu’elle puisse, voire doive être partagée par tous les membres de l’Équipe d'animation. Elle consiste à contacter des participants ou des participants potentiels hors forum, par des messages privés, pour les encourager à contribuer au débat.

Ø inscriptions et gestion de l'interface web du programme de gestion de listes de diffusion (dans notre cas, « sympa », cf. chapitre II « … mettez en place les outils du forum »)

Inscriptions, désinscriptions, veille des adresses en erreur, cette fonction est indispensable. La personne qui en est chargée doit être aussi à même de publier les synthèses et autres éléments dont il a été décidé qu'ils figureraient sur le site (voir ci-dessous, "mise en place d'un site web collaboratif").

Ø modération

Que le forum soit modéré « à la source » ou « en cours » (voir chapitre VI), cette fonction est obligatoire. Il s’agit de faire respecter les règles de fonctionnement (cf. F Fonctionnement.txt, F Redaction.txt et, le cas échéant, F Traduction.txt) par tous les participants.

Ø traduction

Cette fonction est obligatoire lorsqu’il y a plus d’une langue de travail. Voir chapitre III pour les différentes options de traduction.

La personne qui assure cette fonction doit avoir un profil d’animateur bilingue / trilingue, plutôt que de traducteur. La traduction à peine révisée (niveau 1, voir chapitre IV) nécessite de faire des choix rapides en fonction des thèmes et des participants, ce qui requiert une forte implication dans le processus d’animation. Pour les « vrais » traducteurs il est difficile de s’accommoder d’une traduction imparfaite car ils sont formés pour donner de bonnes traductions.

# ou Ø rédaction de synthèses

Un forum électronique est souvent « ouvert », c’est-à-dire, de nouveaux participants peuvent se joindre au débat en cours de route. Pour que ces personnes puissent prendre rapidement connaissance de l’avancement du débat, il convient de mettre à disposition des synthèses des débats de façon régulière (hebdomadaires ou bimensuelles, ou hebdomadaires et mensuelles, par exemple, en fonction de la durée et du rythme du débat).

Dans le cas où vous impliquez la participation de personnes « non connectées » (voir chapitre VII) la rédaction-traduction et l’envoi des synthèses devient obligatoire, car ces dernières ne recevront pas les différents messages au quotidien, mais uniquement les synthèses.

Ces synthèses sont envoyées sur la liste mais devront figurer également dans une rubrique « synthèses » dans le site associé au forum, pour être rapidement accessibles.

Par ailleurs, les participants à un forum, quel qu’en soit sa durée, sont parfois très pris par leurs travaux quotidiens. Une synthèse leur permet de reprendre le débat sans devoir lire tous les messages qui leur ont échappé.

# mise en place d’un site web collaboratif

En plus de l'interface web habituellement attachée à un programme de gestion de listes de diffusion (cf. http://www.forums.alliance21.org/info/babel pour un exemple de celui fourni par « sympa »), nous recommandons d’obtenir les services d'un webmestre pour installer un site web de type collaboratif, tel que « spip ». Awele vous propose de vous mettre en place un site spip. N’importe quelle personne qui y est autorisée peut ajouter du contenu à ce type de site web en appliquant quelques étapes faciles sans avoir à apprendre de compétence spécifique à la publication sur internet (création de pages en html, par exemple). On peut diviser le site en sections par langue, chaque section par langue présentant les rubriques pertinentes : présentations des participants, les messages (ou juste leurs résumés) de contribution au débat, les synthèses du débat, les documents de référence, les conclusions, etc. Gardez à l’esprit que plus vous voudrez que votre site soit complet et complexe, plus cette partie du travail prendra du temps !

Les animateurs du forum pourront ainsi eux-mêmes remplir les différentes rubriques du contenu produit au fur et à mesure par le forum, offrant ainsi la possibilité aux participants de consulter le débat en naviguant dans un environnement clair, agréable et organisé. Ainsi, à la fin du débat, le processus dans son ensemble est déjà organisé et disponible au public.

# régulation

Il s’agit en réalité d’une des fonctions de la modération, valable dans le cas de modération à la source (voir chapitre VI). Nous la présentons comme une fonction à part, car elle est importante. Les messages à un forum arrivent souvent par « paquets ». Lorsqu’un participant reçoit beaucoup de messages d’un seul coup, il est fort probable qu’il n’aura pas le temps de les lire et n’aura pas très envie de le faire. Il convient alors, pour aider à un suivi par tous permettant un véritable échange, que le modérateur les diffuse, dans l’ordre de leur arrivée, à raison de 2 ou 3 messages / jour maximum.

§ vigie

Cette fonction est très utile dans certains cas de forum. Il s’agit de surveiller les événements pertinents au thème du débat et d’en informer le forum. Cette fonction peut être partagée entre participants qui se portent volontaires pour la remplir. Elle peut être une fonction « lourde » (recherches proactives systématiques) ou « légère » (information qui arrive) selon l’importance qu’elle représente pour votre débat.

Ces fonctions ne nécessitent pas une personne par fonction. Vous répartirez les fonctions selon le nombre de personnes qui composent votre équipe. Voici quelques repères :

• Une seule personne est « animateur-en-chef ». Son rôle principal est d’assurer, auprès des participants comme de l’équipe d’animation, que le débat, et toutes ses composantes (traductions, synthèses, lancement de nouveaux thèmes, etc.) avancent dans les temps définis par le calendrier

• Une seule personne fait la modération et la régulation.

• La traduction est intimement liée à la modération : la traduction et modération peuvent, voire doivent, être assurées par la même personne.

• Une seule personne lance et conclut le débat sur un thème, ainsi qu'encourage de terminer le débat sur un thème à travers des messages occasionnels pour signaler, par exemple, que tel ou tel aspect nécessite encore d’être discuté, qu’il y a encore de fortes divergences sur tel ou tel point, qu'il ne reste que tant de temps avant la conclusion…

• Toute l’équipe d’animation est en mesure de faire de l’animation autour du contenu, de poser des questions, de relancer le débat. Toute l’équipe se charge, également, de contacter les participants hors forum (par courrier privé) pour les inciter à intervenir dans le débat. Ceci nécessite une coordination interne à l’équipe. Pour les messages d’animation sur le forum, cela peut se faire en envoyant tous les messages à la personne qui s’occupe de la modération, qui se charge de les publier. Les messages aux participants hors forum sont mis en copie aux autres membres de l’équipe pour les tenir au courant et éviter les doublons.

• La fonction de vigie peut être répartie, ou assurée par une personne.

En tenant compte de ce qui précède, et à titre d’exemple,

… si vous avez une équipe de deux personnes :

• une personne peut assurer l’animation-en-chef, modération et traduction, et la gestion de l’interface web du programme de gestion de listes de diffusion

• l’autre personne assure le lancement et la conclusion des thèmes, rédige les synthèses, fait le vigie, et reporte le contenu sur le site web (collaboratif)

• les deux prennent en charge tous les autres aspects de l’animation

… vous pouvez également impliquer les participants …

• par exemple, charger des participants, à tour de rôle, de faire des synthèses, de lancer et conclure un thème, et/ou de jouer le rôle de vigie.

Votre rôle, en tant qu'animateur, est d’assurer que toutes les fonctions soient explicitement attribuées à l’intérieur d’une équipe, en impliquant éventuellement des participants au forum.

Ceci qui suit devrait être évident, mais nous serons explicites là-dessus :

Tous les membres de l’Équipe d'animation doivent connaître et comprendre en profondeur les thèmes débattus. Si ce n'est pas le cas, cela doit être vrai pour au moins la personne qui se charge d'introduire, d’explorer et de conclure un thème, mais cela n’excuse pas tous les autres membres d’avoir une bonne compréhension du thème et de l’enjeu du débat.